KPIs: como definir y medir lo que importa
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KPIs: como definir y medir lo que importa
Una estrategia sin numeros es una expresion de deseos. Los KPIs son los indicadores que te dicen, con datos, si tu plan esta funcionando o si necesitas cambiar el rumbo. En Supersmartket, cada KPI se configura una vez y despues el sistema te muestra la evolucion en graficos claros, te avisa si algo sale de rango y alimenta el health score de la estrategia. Aca te explicamos como configurarlos bien desde el arranque.
Que es un KPI en este contexto
Un KPI (Key Performance Indicator) es un numero que medis periodicamente para saber si avanzas hacia tu objetivo. No es cualquier metrica: es la metrica que mas importa para esa estrategia en particular.
Si tu estrategia es “Subir ticket promedio 15% en Q2”, tu KPI principal es el ticket promedio. Si tu estrategia es “Reducir merma de lacteos al 2%”, tu KPI es el porcentaje de merma en lacteos. Simple.
Menos de 3 y no tenes suficiente visibilidad. Mas de 5 y te perdés entre los numeros. El sweet spot es tener un KPI principal y 2 o 3 secundarios.
Crear un KPI
Entra a la estrategia donde queres agregar el indicador. Anda a la pestana KPIs y hace clic en Nuevo KPI. El formulario te pide:
- Nombre: que estas midiendo. Tiene que ser especifico. No “ventas” sino “ticket promedio diario” o “transacciones por hora en turno tarde”.
- Unidad de medida: pesos ($), porcentaje (%), cantidad, kilos, horas, o la unidad que corresponda. Esto define como se muestra el numero en los graficos y alertas.
- Direccion: si el KPI tiene que subir o bajar para que la estrategia avance. El ticket promedio tiene que subir. La merma tiene que bajar. Parece obvio, pero el sistema necesita saberlo para calcular si vas bien o mal.
- Dominio fuente: de donde saca el sistema los datos para este KPI. Las opciones son:
- Ventas: ticket promedio, transacciones, facturacion.
- Inventario: merma, rotacion, quiebre de stock.
- Clientes: NPS, tasa de retencion, clientes activos en fidelizacion.
- Finanzas: margen bruto, gastos operativos, resultado neto.
- Operaciones: tiempos de reposicion, cumplimiento de checklists.
- Manual: vos cargas el valor a mano. Para metricas que el sistema no puede capturar automaticamente (encuestas presenciales, feedback verbal, datos externos).
- Baseline (valor actual): donde estas hoy. Si elegiste un dominio fuente automatico, el sistema te sugiere el valor calculado de los ultimos 30 dias. Podes aceptarlo o ajustarlo manualmente.
- Target (valor objetivo): adonde queres llegar cuando termine la estrategia.
- Hace clic en Guardar KPI.
El KPI se crea y empieza a aparecer en el panel de la estrategia con su primer punto de datos.
Umbrales de alerta
Ademas del baseline y el target, podes configurar umbrales que disparan alertas automaticas. Esto es opcional pero muy recomendable.
Entra al KPI recien creado y hace clic en Configurar umbrales:
- Umbral de riesgo: el punto donde el KPI deja de estar en zona saludable. Si tu ticket promedio target es $13.800 y el baseline es $12.000, podrias poner el umbral de riesgo en $11.500. Si el ticket cae de ahi, algo anda mal.
- Umbral critico: el punto de alarma maxima. Siguiendo el ejemplo, podria ser $11.000. Si llegas a ese numero, la estrategia entra en zona roja.
Cuando un KPI cruza un umbral, pasan dos cosas:
- El health score de la estrategia baja proporcionalmente.
- Se genera una alerta que aparece en tu dashboard y en las notificaciones.
Frecuencia de medicion
Cada KPI tiene una frecuencia de actualizacion que depende de su dominio fuente:
- KPIs automaticos (ventas, inventario, finanzas): se actualizan solos. El sistema calcula el valor cada dia con los datos del cierre. No tenes que hacer nada.
- KPIs manuales: vos definiste la frecuencia cuando lo creaste (diario, semanal, quincenal, mensual). Cuando llega el dia de medicion, el sistema te manda un recordatorio para que cargues el valor.
Para cargar un valor manualmente, entra al KPI y hace clic en Registrar valor. Pone el numero nuevo, la fecha de la medicion y opcionalmente una nota explicando el contexto. Ejemplo: “$12.350 - subio despues de activar los combos, pero todavia lejos del target”.
Todo el historial queda guardado. Podes ver la evolucion completa desde el dia que creaste el KPI.
Leer los graficos
Cada KPI tiene un grafico de evolucion temporal. Lo que ves:
- Linea solida: el valor real del KPI en cada medicion.
- Linea punteada: la trayectoria ideal para llegar al target en la fecha de fin. Es una linea recta entre el baseline y el target. Si tu linea solida esta por encima (para KPIs que deben subir) o por debajo (para los que deben bajar), vas bien.
- Zona verde: el area entre el umbral saludable y el target. Mientras tu valor este ahi, todo bien.
- Zona amarilla: entre el umbral de riesgo y el saludable. Precaucion.
- Zona roja: por debajo del umbral critico. Accion inmediata.
El grafico tambien muestra una linea de tendencia basada en los ultimos datos. Si la tendencia apunta al target, el sistema te lo dice. Si la tendencia muestra que al ritmo actual no vas a llegar, tambien te avisa.
KPIs recomendados por tipo de estrategia
No hace falta inventar la rueda. Segun el pilar de tu estrategia, estos son los KPIs que mejor funcionan para supermercados:
Crecimiento de ventas
- Ticket promedio ($): el monto promedio por transaccion.
- Transacciones diarias (cantidad): cuantas ventas cerras por dia.
- Facturacion semanal ($): total vendido en la semana.
- Conversion (%): visitantes que compran vs visitantes totales (si tenes contador de personas).
Satisfaccion del cliente
- NPS (puntaje -100 a 100): Net Promoter Score si haces encuestas.
- Tasa de recompra (%): clientes que vuelven a comprar en los proximos 30 dias.
- Reclamos por semana (cantidad): cuantas quejas recibis.
- Clientes activos en fidelizacion (cantidad): gente usando tu programa de puntos.
Eficiencia operativa
- Merma mensual (%): valor perdido sobre ventas totales.
- Rotacion de inventario (dias): cuantos dias tarda en venderse el stock promedio.
- Quiebre de stock (%): productos en falta sobre total del catalogo activo.
- Cumplimiento de checklists (%): checklists completadas sobre programadas.
Desarrollo del equipo
- Rotacion de personal (%): empleados que se fueron sobre dotacion total.
- Horas de capacitacion (horas/mes): cuanto estas invirtiendo en formacion.
- Productividad por empleado ($/hora): facturacion dividida por horas trabajadas.
Que pasa cuando un KPI no funciona
A veces definis un KPI y despues de algunas semanas te das cuenta de que no mide lo que necesitas, o que el target era demasiado ambicioso, o que el dominio fuente no da datos confiables. Eso esta bien. Las estrategias son planes vivos, no contratos.
Podes editar un KPI en cualquier momento: cambiar el target, ajustar los umbrales o modificar la descripcion. El historial de valores se mantiene intacto.
Si el KPI directamente no sirve, podes archivarlo y crear uno nuevo. El archivado queda en el historial de la estrategia para referencia pero deja de afectar el health score.
KPIs y revisiones
Cuando haces una revision de estrategia (semanal, mensual o de hito), el sistema te arma un resumen automatico de todos los KPIs con:
- Valor actual vs target.
- Variacion respecto a la medicion anterior.
- Tendencia proyectada.
- Tiempo restante para alcanzar el target.
Ese resumen es el insumo principal para decidir si la estrategia sigue como esta, si hay que ajustar tacticas o si hay que replantear el objetivo. Sin KPIs bien configurados, las revisiones son conversaciones de opinion. Con KPIs, son conversaciones de datos.
Los numeros no mienten, pero hay que saber cuales mirar. Un supermercado genera miles de datos por dia. El truco no es medirlo todo sino elegir los 3 o 4 indicadores que realmente te dicen si tu plan avanza. Configuralos bien una vez, poneles umbrales de alerta y dejalos correr. El sistema hace el seguimiento. Vos te enfocas en decidir que hacer con la informacion.