Como recibir mercaderia y cargar stock

Recibir mercadería parece simple, pero hacerlo bien es lo que evita faltantes fantasma, productos vencidos en góndola y discusiones con proveedores. Esta guía te explica el proceso completo, desde que llega el camión hasta que la mercadería queda guardada.

Antes de que llegue el proveedor

Entrá a Inventario > Recepciones pendientes y fijate qué entregas están programadas para hoy. Vas a ver:

• Nombre del proveedor.
• Número de orden de compra (OC).
• Lista de productos pedidos con cantidades.

Tené esa pantalla abierta en el celular o la tablet cuando salgas a recibir. Es tu referencia para verificar que todo coincida.

Cuando llega la mercadería

Seguí estos pasos en orden. No firmes nada hasta terminar la verificación.

1. Verificá cantidades contra la orden de compra

• Abrí la OC en la app y tocá “Iniciar recepción”.
• Escaneá cada producto con el lector o la cámara del celular. El sistema va tildando los ítems que ya verificaste.
• Contá las unidades de cada producto y confirmá la cantidad. Si viene menos de lo pedido, cargá la cantidad real. Si viene de más, registralo también.

2. Controlá fechas de vencimiento

Este paso es clave. Por cada producto perecedero:

• Verificá que la fecha de vencimiento sea razonable. El sistema te sugiere un mínimo de días según la categoría (ej: lácteos deben tener al menos 7 días de margen).
• Si un producto llega con fecha corta o ya vencido, marcalo como rechazado en la recepción. Queda registrado para el reclamo al proveedor.
• Cargá la fecha de vencimiento escaneando el lote o tipeándola a mano. Esto alimenta las alertas de vencimiento que ve el gerente.

3. Revisá el estado de la mercadería

• Chequeá que los paquetes no estén rotos, aplastados o mojados.
• Si hay productos dañados, sacales una foto desde la app (tocá el ícono de cámara en la línea del producto). La foto queda adjunta a la recepción como respaldo.
• Marcá esos productos como dañados así no entran al stock disponible.

4. Confirmá la recepción

Cuando terminaste de verificar todo:

• Revisá el resumen: productos recibidos OK, rechazados y dañados.
• Tocá “Confirmar recepción”. El stock se actualiza automáticamente.
• Si el proveedor te da un remito en papel, guardalo. El número de remito podés cargarlo en el campo correspondiente para tener todo cruzado.

Guardar y reponer: la regla FIFO

FIFO significa “lo primero que entra es lo primero que sale”. En criollo: lo más viejo va adelante.

Cuando vayas a la góndola o al depósito:

1. Sacá los productos que ya estaban en el estante.
2. Poné la mercadería nueva atrás (la que tiene fecha de vencimiento más lejana).
3. Volvé a poner los productos viejos adelante (los que vencen antes).

Esto aplica para todo: lácteos, fiambres, galletitas, conservas. Si lo hacés bien, se reduce mucho la merma por vencimiento.

Reportar faltantes o problemas

Si al terminar la recepción hay diferencias importantes con lo pedido (falta mercadería, vino la marca equivocada, precios distintos a los pactados), avisale al gerente. Desde Inventario > Recepciones, el gerente puede ver tu recepción con todos los detalles y abrir un reclamo al proveedor directamente desde el sistema.

No lo dejes para después. Cuanto antes se registra, más fácil es resolverlo.

Recibir bien la mercadería es el primer eslabón de la cadena. Si vos cargás todo correctamente, el stock del sistema refleja la realidad, las alertas de vencimiento funcionan y nadie tiene que andar adivinando cuánto hay de cada cosa. Se nota cuando el repositor hace bien su trabajo.