Inventario y Stock

La merma es el enemigo silencioso de cualquier supermercado. Productos que vencen, mercaderia que desaparece, pedidos que llegan incompletos, y vos enterandote cuando ya es tarde. Un buen control de inventario no es un lujo: es la diferencia entre ganar plata y perderla sin darte cuenta.

Supersmartket te da visibilidad completa sobre tu mercaderia en tiempo real. Desde que el proveedor te entrega hasta que el producto se vende, se vence o se rompe, cada unidad queda registrada. Aca vas a encontrar la referencia completa del modulo de inventario.

Stock actual

La vista de stock actual es tu panorama general de la mercaderia. Accede desde Inventario > Stock actual y ves todos los productos con:

• Cantidad actual: Cuantas unidades o kilos tenes en este momento.
• Ultimo conteo: La fecha del ultimo conteo fisico registrado.
• Ultima recepcion: La fecha de la ultima vez que recibiste mercaderia de ese producto.
• Estado de stock: Un indicador visual que te dice si el producto esta bien (verde), cerca del minimo (amarillo) o debajo del minimo (rojo).

Filtros disponibles

• Por categoria: Filtra por cualquier nivel del arbol de categorias. Si seleccionas “Lacteos”, ves todos los lacteos incluyendo subcategorias.
• Stock bajo: Muestra solo los productos que estan por debajo del stock minimo configurado. Es la vista mas util para saber que tenes que pedir.
• Por proveedor: Todos los productos de un proveedor especifico. Ideal para armar un pedido.
• Por estado: Activos, inactivos o todos.

Resumen de inventario

Desde Inventario > Resumen tenes una foto rapida del estado general de tu mercaderia:

• Unidades totales en stock: La suma de todas las unidades de todos los productos.
• Valor total a costo: Cuanto vale toda tu mercaderia a precio de costo. Este numero es clave para entender tu inversion en stock.
• Productos activos vs inactivos: Cuantos productos estan activos en tu catalogo vs cuantos estan desactivados.
• Productos sin stock: Cuantos productos tienen stock cero. Si son muchos, tenes un problema de abastecimiento.
• Productos bajo minimo: Cuantos necesitan reposicion urgente.

Alertas de reposicion

Cuando un producto baja de su stock minimo configurado, el sistema genera automaticamente una alerta de reposicion. Las alertas aparecen en:

• El dashboard del dueno y del gerente.
• La seccion Inventario > Alertas.
• Como notificacion push si la tenes activada.

Cada alerta incluye:

• Producto: Nombre y codigo de barras.
• Stock actual: Cuantas unidades quedan.
• Stock minimo: El umbral que se cruzo.
• Cantidad sugerida de pedido: Basada en la “cantidad de reposicion” que configuraste en la ficha del producto. Si el minimo es 10, quedan 3 y la reposicion es 50, la sugerencia es pedir 50.
• Proveedor principal: A quien pedirle.
• Accion rapida: Boton para crear una orden de compra directamente desde la alerta.

Alertas de vencimiento

Para productos perecederos, el control de vencimientos es critico. Cuando recibis mercaderia y cargas la fecha de vencimiento, el sistema monitorea automaticamente cada lote.

Estados del producto perecedero

Cada unidad con fecha de vencimiento pasa por estos estados:

1. Activo: Le queda mas de 7 dias para vencer. Todo bien.
2. Proximo a vencer: Le quedan 7 dias o menos. Aparece en la lista de alertas de vencimiento. Es el momento de ponerlo en oferta o adelantarlo en la gondola (FIFO).
3. Vencido: Paso la fecha de vencimiento. No se puede vender. Aparece como alerta critica para que lo retires.
4. Descartado: Fue registrado como merma. Se saco del stock y se registro la perdida.

Vista de vencimientos

Desde Inventario > Vencimientos ves todos los productos proximos a vencer ordenados por fecha. Podes filtrar por:

• Dias hasta el vencimiento (hoy, 3 dias, 7 dias, 15 dias).
• Categoria.
• Proveedor.

Movimientos de stock

Cada vez que una unidad entra, sale o se ajusta, queda registrada como un movimiento de stock. El historial completo de movimientos esta disponible desde Inventario > Movimientos o desde la ficha de cada producto.

Tipos de movimiento

• Venta: Se descuenta stock automaticamente cuando se registra una venta en el POS.
• Recepcion: Se suma stock cuando se recibe mercaderia (ver seccion siguiente).
• Devolucion: Se suma stock cuando un cliente devuelve un producto.
• Merma: Se descuenta stock cuando se registra una perdida (ver seccion Registrar merma).
• Ajuste: Se corrige stock despues de un conteo fisico (ver seccion Ajuste por conteo).
• Transferencia: Movimiento entre ubicaciones (si manejas deposito y gondola por separado).
• Faltante: Se registra cuando la mercaderia recibida no coincide con la orden de compra.

Detalle de cada movimiento

Cada movimiento registra:

• Quien: El usuario que genero el movimiento.
• Cuando: Fecha y hora exacta.
• Cuanto: Cantidad de unidades afectadas.
• Tipo: De los listados arriba.
• Referencia: Numero de transaccion de venta, numero de orden de compra, o ID de la operacion que origino el movimiento.
• Saldo resultante: Cuantas unidades quedaron despues del movimiento.

Esta trazabilidad completa es lo que te permite investigar cuando algo no cuadra. Si tenes 50 unidades menos de las que deberias, podes rastrear exactamente donde se fueron.

Recibir mercaderia

Cuando llega un pedido del proveedor, hay que registrar la recepcion para que el stock se actualice correctamente.

Proceso de recepcion

Si la recepcion es parcial (no llego todo lo pedido), la OC pasa a estado “Parcial” y queda abierta para recibir el resto despues.

Registrar merma

La merma es inevitable: productos vencidos, envases rotos, faltantes inexplicables. Lo importante es registrarla para saber cuanto te cuesta y donde se concentra.

Cargar una merma

Impacto financiero

Cada merma registrada calcula automaticamente la perdida en pesos (cantidad x precio de costo). Esto te permite:

• Saber cuanto perdes por mes en merma, desglosado por tipo.
• Identificar los productos con mayor merma.
• Detectar patrones: si todos los meses tenes faltante del mismo producto, algo pasa.

Ajuste por conteo fisico

El conteo fisico es la forma de reconciliar lo que el sistema dice que tenes contra lo que realmente hay en la gondola y el deposito.

Proceso de ajuste

Frecuencia recomendada

• Conteo completo: Una vez al mes para todo el catalogo. Parece mucho, pero si lo organizas por zonas de gondola y lo distribuyes en una semana, es manejable.
• Conteo de productos criticos: Semanal para los productos de alto valor o alta rotacion.
• Conteo post-alerta: Cada vez que un producto muestra una diferencia sospechosa entre ventas y stock, hacele un conteo puntual.

Reporte de valor de inventario

Desde Inventario > Reporte de valor podes ver tu inventario completo valorizado a precio de costo. El reporte muestra:

• Cada producto con su cantidad en stock y su valor (cantidad x precio de costo).
• Subtotales por categoria.
• Total general del inventario.
• Comparacion con el mes anterior (si hay datos historicos).

Este reporte es fundamental para tu contador y para entender la evolucion de tu inversion en mercaderia.

Ordenes de compra

Las ordenes de compra (OC) organizan tus pedidos a proveedores. Podes crearlas manualmente o generarlas automaticamente desde las alertas de reposicion.

Crear una orden de compra

Estados de una OC

Una orden de compra pasa por estos estados:

1. Borrador: La estas armando. Podes modificarla libremente.
2. Enviada: Ya la comunicaste al proveedor. Queda pendiente de recepcion.
3. Parcial: Recibiste parte del pedido pero no todo. La OC sigue abierta.
4. Recibida: Toda la mercaderia llego. La OC se cierra.
5. Cancelada: Decidiste cancelar el pedido antes de recibirlo.

Detalle de la OC

Cada OC muestra por cada item:

• Producto (nombre y codigo).
• Cantidad pedida.
• Cantidad recibida (se va actualizando a medida que registras recepciones).
• Precio unitario de costo.
• Subtotal.
• Estado del item (pendiente, parcial, completo).

Exportar a PDF

Podes exportar cualquier OC a PDF para enviarla al proveedor por email o WhatsApp. El PDF incluye los datos del proveedor, los productos, las cantidades y el total estimado.

Cancelar una OC

Si decidis cancelar un pedido, podes hacerlo siempre que la OC no este en estado “Recibida”. Al cancelar, los items pendientes se liberan y las alertas de reposicion vuelven a aparecer si corresponde.

Cuentas a pagar

Cuando recibis mercaderia asociada a una orden de compra, el sistema genera automaticamente un registro de deuda con el proveedor en Inventario > Cuentas a pagar.

Vista de cuentas a pagar

La lista muestra:

• Proveedor: A quien le debes.
• Monto total: Cuanto le debes en base a lo recibido.
• Fecha de vencimiento: Calculada segun las condiciones de pago del proveedor (contado, 15 dias, 30 dias, etc.).
• Estado: Pendiente, vencida o pagada.
• OC asociada: Link a la orden de compra que origino la deuda.

Deudas vencidas

Las deudas que pasan su fecha de vencimiento se marcan en rojo y aparecen como alerta. Esto te ayuda a priorizar pagos y a no quedar mal con proveedores.

Registrar un pago

Cuando pagas a un proveedor:

Permisos por rol

Contenido relacionado

• Productos: Productos y Catalogo para configurar stock minimo, cantidad de reposicion, vida util y proveedor principal.
• Ventas: Ventas y Transacciones para entender como las ventas descuentan stock automaticamente.
• Academia: Gestion de inventario para estrategias de reduccion de merma y optimizacion de stock.
• Guia: Recepcion de mercaderia para el paso a paso operativo del repositor.