Gastos fijos: alquiler, servicios y todo lo que se repite

Hay gastos que aparecen todos los meses te guste o no: el alquiler, la luz, el gas, internet, los seguros, los sueldos. Son los gastos fijos, y aunque no puedas eliminarlos, si podes tenerlos controlados para que no te agarren de sorpresa. Cargarlos en Supersmartket sirve para que el P&L refleje la realidad, las predicciones de caja sean precisas y vos sepas exactamente cuanto necesitas facturar por mes solo para cubrir costos.

Que son los gastos fijos

Un gasto fijo es todo pago recurrente que tenes que hacer independientemente de cuanto vendas. Vendas mucho o vendas poco, el alquiler hay que pagarlo igual. Los mas comunes en un supermercado de barrio son:

• Alquiler: el costo mensual del local.
• Electricidad: la factura de luz. En un super con heladeras, suele ser el segundo gasto mas alto despues de la mercaderia.
• Gas: si tenes rotiseria o panaderia, el gas es significativo.
• Internet y telefonia: la conexion que necesitas para el sistema de cajas y la facturacion electronica.
• Seguros: seguro del local, seguro de mercaderia, ART del personal.
• Sueldos y cargas sociales: lo que le pagas a tu equipo cada mes, incluyendo aportes y contribuciones.
• Servicio de limpieza: si lo tercerizas.
• Cuota de alarma o seguridad: si tenes un servicio de monitoreo.

Tener estos gastos cargados en el sistema te permite saber tu punto de equilibrio: cuanto tenes que vender por mes solo para no perder plata, antes de ganar un solo peso.

Crear un gasto fijo

Anda a Finanzas > Gastos fijos > Nuevo gasto fijo y completa el formulario.

Hace clic en Guardar y el gasto queda registrado. A partir de ahora, Supersmartket lo incluye en las predicciones de flujo de caja y te avisa cuando se acerca la fecha de pago.

Editar y toggle activo/inactivo

Todos tus gastos fijos aparecen en Finanzas > Gastos fijos como una lista. Desde ahi podes:

• Editar: si cambio el monto del alquiler, si cambiaste de proveedor de internet, o si ajustaste un sueldo. Hace clic en el gasto, modifica lo que necesites y guarda.
• Activar / desactivar: a la derecha de cada gasto hay un toggle. Si un gasto deja de existir temporalmente (por ejemplo, diste de baja un seguro que despues vas a volver a contratar), desactivalo en vez de borrarlo. Un gasto inactivo no aparece en las predicciones ni genera recordatorios, pero mantiene el historial de pagos intacto.
• Eliminar: si un gasto fijo ya no existe y no va a volver, podes eliminarlo. El historial de pagos pasados se conserva en los reportes.

Registrar pago

Cuando pagas un gasto fijo (transferis el alquiler, te debitan la luz), hay que registrarlo para que los numeros cierren. Anda a Finanzas > Gastos fijos, busca el gasto y hace clic en “Registrar pago”.

El sistema te muestra el monto esperado y la fecha. Si el monto real es diferente (por ejemplo, la factura de luz vino mas cara este mes), lo ajustas. Selecciona el medio de pago (transferencia, efectivo, debito automatico) y confirma.

Ese pago se registra automaticamente en:

• El libro de gastos, para que aparezca en el P&L del mes.
• Los asientos contables: se genera un asiento con debito en la cuenta de gasto y credito en Caja o Banco, segun como hayas pagado.
• La posicion de caja: si pagaste en efectivo, la caja baja; si fue transferencia, el saldo bancario baja.

Si un gasto se paga solo (debito automatico en el banco), podes marcarlo como “pago automatico” al crearlo. El sistema te va a pedir que confirmes cuando vea que se acerca la fecha, pero no tenes que hacer todo el proceso manual cada mes.

Desglose de gastos por categoria

En Finanzas > Gastos fijos > Resumen tenes un grafico de torta que muestra como se distribuyen tus gastos fijos mensuales por categoria. De un vistazo ves que porcentaje del total se lleva el alquiler, cuanto los sueldos, cuanto los servicios.

Debajo del grafico hay una tabla con:

• Cada categoria y su monto total mensual.
• El porcentaje que representa sobre el total de gastos fijos.
• La variacion respecto al mes anterior (util cuando suben los servicios).

Este resumen es fundamental para tu punto de equilibrio. Si tus gastos fijos totales son $2.500.000 por mes, y tu margen bruto promedio es del 25%, necesitas facturar al menos $10.000.000 por mes solo para cubrir los fijos. Todo lo que vendas por encima de eso es ganancia; todo lo que vendas por debajo es perdida.

Impacto financiero de la merma

Hay un gasto que no es fijo pero se comporta como uno: la merma. Productos que se vencen, se danan, se rompen o desaparecen. En Finanzas > Impacto de merma el sistema calcula automaticamente cuanta plata perdiste por estos conceptos.

El reporte cruza los datos de stock con los movimientos registrados:

• Productos vencidos: los que se dieron de baja por fecha de vencimiento. El sistema calcula el costo de reposicion de cada unidad perdida.
• Productos danados: roturas, derrames, problemas de almacenamiento. Los que se registraron como baja por dano.
• Diferencias de inventario: la diferencia entre lo que el sistema dice que deberia haber y lo que hay fisicamente despues de un conteo. Si faltan 20 unidades de un producto, eso es merma.

El numero final es la plata que tiraste. Si tu merma mensual es de $150.000, es como si estuvieras pagando un alquiler extra que no te devuelve nada. El sistema te muestra la tendencia: si la merma baja mes a mes, vas bien. Si sube, algo hay que corregir (mejor rotacion, mejor almacenamiento, controles mas estrictos).

Los gastos fijos son inevitables, pero conocerlos con precision te da poder. Sabes exactamente cuanto necesitas para sobrevivir cada mes, y desde ahi podes planificar: cuando invertir, cuando ajustar y cuando esperar. Cargalos una vez, mantene los montos actualizados y deja que el sistema haga el resto.