Fiado: como manejar el credito informal

En el supermercado de barrio, el fiado es una institucion. “Anotame, te pago el viernes.” Lo conoces de toda la vida. Es una herramienta de fidelizacion poderosa: el cliente que te debe plata vuelve si o si. Pero tambien es una de las formas mas comunes de perder plata si no lo controlas bien. La libreta se pierde, los montos no cierran, el cliente dice que ya pago y no tenes como verificar. Supersmartket digitaliza todo eso sin matar la confianza que hace al fiado funcionar.

Que es el fiado y por que importa

El fiado es credito informal. Le das mercaderia al cliente y el te paga despues. No hay contrato, no hay interes, no hay tarjeta. Es pura confianza. Y en los barrios argentinos, esa confianza es moneda corriente. Un cliente que sabe que puede fiar en tu super no se va a la competencia.

El problema nunca fue el fiado en si. El problema es la gestion. Cuando tenes 30 cuentas abiertas anotadas en un cuaderno, las cosas se complican:

• Te olvidaste de anotar una compra.
• El cliente dice que el monto era otro.
• No sabes cuanto te deben en total.
• No tenes idea de hace cuanto que alguien no paga.

Digitalizar el fiado no es desconfiar de tus clientes. Es protegerte a vos y a ellos, porque los dos tienen un registro claro de lo que se debe.

Abrir una cuenta de fiado

Para habilitar el fiado a un cliente, anda a Clientes > [nombre del cliente] > Fiado > Abrir cuenta o directamente desde Finanzas > Fiado > Nueva cuenta.

Necesitas dos cosas:

• Cliente registrado: el cliente tiene que estar dado de alta en tu sistema con al menos nombre y algun contacto (telefono o DNI). No se puede fiar a un anonimo porque despues no lo encontras.
• Limite de credito: el monto maximo que ese cliente puede deber en cualquier momento. Esto es fundamental. Si le pones un limite de $50.000, cuando su deuda llegue a ese numero el sistema no va a permitir cargarle mas compras a su cuenta.

El limite lo definis vos segun tu criterio. Para un cliente de confianza que paga puntual cada semana, capaz le das $100.000. Para uno nuevo que recien empieza a fiar, $20.000. Siempre podes ajustar el limite despues.

Como funciona en el dia a dia

Cuando un cliente con cuenta de fiado activa llega a la caja y quiere fiar, el proceso es simple:

1. El cajero escanea los productos normalmente.
2. Al momento de cobrar, selecciona “Fiado” como medio de pago.
3. El sistema busca al cliente (por nombre, DNI o numero de telefono).
4. Si el saldo pendiente mas la compra actual no supera el limite, la venta se confirma.
5. Si supera el limite, el sistema avisa y no deja completar la operacion en fiado. El cajero le puede ofrecer pagar parte en efectivo y el resto en fiado, o pagar todo con otro medio.

La venta queda registrada como cualquier otra, con sus items, precios e IVA. La unica diferencia es que en vez de entrar plata a la caja, se suma a la cuenta del cliente. El monto total adeudado por ese cliente sube.

Desde el perfil del cliente podes ver en cualquier momento:

• Saldo actual: cuanto debe hoy.
• Limite disponible: cuanto puede fiar todavia antes de llegar al tope.
• Historial de compras fiadas: cada transaccion con fecha, detalle e importe.
• Historial de pagos: cada pago que hizo, cuando y por cuanto.

Registrar pago de fiado

Cuando el cliente viene a pagar lo que debe (o una parte), anda a Finanzas > Fiado, busca la cuenta y hace clic en “Registrar pago”. Completa:

• Monto del pago: puede ser el total de la deuda o un pago parcial. Si debe $45.000 y paga $20.000, su saldo baja a $25.000.
• Medio de pago: como paga. Efectivo, transferencia, tarjeta. Lo que sea.

El sistema actualiza el saldo automaticamente y registra el pago en el historial. El cajero tambien puede registrar pagos de fiado desde la caja si el cliente paga al momento de hacer otra compra.

Si un cliente paga toda su deuda, la cuenta no se cierra automaticamente. Queda activa con saldo $0, lista para la proxima vez que quiera fiar. Si queres cerrar la cuenta definitivamente, lo haces manualmente desde el detalle del cliente.

Reporte de envejecimiento (aging)

Este es el reporte mas importante para manejar el fiado. Lo encontras en Finanzas > Fiado > Envejecimiento. Muestra todas las cuentas con saldo pendiente agrupadas por antiguedad de la deuda:

• 0 a 30 dias (verde): deuda reciente. Es lo normal. La mayoria de tus clientes de fiado caen aca.
• 31 a 60 dias (amarillo): la deuda tiene mas de un mes. No es critico todavia, pero conviene hacer un seguimiento.
• 61 a 90 dias (naranja): dos meses sin pagar. Aca ya tenes que hablar con el cliente.
• Mas de 90 dias (rojo): deuda vieja. La probabilidad de cobrar baja significativamente despues de los tres meses.

El reporte te da una vision general: cuanto tenes en cada franja, cuantos clientes hay en cada una y la tendencia respecto al mes anterior. Si ves que la franja roja crece, tenes un problema de cobranza que hay que atacar.

Podes hacer clic en cada franja para ver los clientes individuales, su monto adeudado y la fecha de la ultima compra y el ultimo pago.

Lista de cuentas activas y cerradas

En Finanzas > Fiado tenes la lista completa de cuentas. Por defecto muestra las activas, pero podes filtrar por:

• Activas con saldo: clientes que deben plata.
• Activas sin saldo: clientes con cuenta abierta pero saldo en $0. Fian seguido pero pagan puntual.
• Cerradas: cuentas que cerraste manualmente. El historial se conserva.

Para cada cuenta ves: nombre del cliente, saldo actual, limite de credito, fecha de ultima compra fiada y fecha de ultimo pago. Podes ordenar por cualquiera de estas columnas. Ordenar por saldo de mayor a menor te muestra rapido quien te debe mas plata.

Que hacer con los morosos

No hay una receta magica, pero el sistema te da las herramientas para actuar antes de que sea demasiado tarde:

• Alerta temprana: configura una notificacion que te avise cuando una cuenta pasa de 30 dias sin pago. Eso te da tiempo para hablar con el cliente antes de que la deuda envejezca.
• Reducir el limite: si un cliente se atrasa seguido, bajale el limite de credito. Asi la proxima deuda es mas chica y mas facil de cobrar.
• Bloquear la cuenta: podes desactivar temporalmente la cuenta de fiado de un cliente sin cerrarla. No puede fiar hasta que regularice su situacion, pero la deuda existente sigue registrada.
• Pago en cuotas: si la deuda es grande, podes acordar un plan de pago informal. Registra cada cuota a medida que la va pagando.

Lo que no conviene hacer es dejar pasar el tiempo esperando que el cliente aparezca solo. El reporte de envejecimiento existe para que actues proactivamente.

Asiento contable automatico

Cada operacion de fiado genera asientos contables automaticos para que tu contabilidad este siempre al dia:

Cuando se realiza una venta fiada:

• Debito (DR): Cuentas por cobrar - Fiado. Alguien te debe plata, y eso es un activo.
• Credito (CR): Ventas + IVA Debito Fiscal. La venta se registra igual que cualquier otra, con su ingreso y su impuesto.

Cuando el cliente paga:

• Debito (DR): Caja o Banco (segun como pague).
• Credito (CR): Cuentas por cobrar - Fiado. La deuda se cancela y entra la plata.

Esto significa que en tu estado de resultados las ventas fiadas aparecen como ingreso desde el momento en que se hacen (porque la mercaderia ya salio), y en tu balance las cuentas por cobrar reflejan cuanta plata te deben tus clientes en todo momento. Tu contador va a agradecer no tener que armar estos asientos a mano.

El fiado bien manejado es una ventaja competitiva. Le das confianza al cliente, lo fidelizas y generas ventas que de otra forma se perderian. Pero la clave es el control: limite de credito, registro digital de cada operacion, seguimiento del envejecimiento y accion rapida con los morosos. Con Supersmartket tenes todo eso sin perder la calidez del trato de barrio.