Reportes de ventas: leer los numeros

Vender mucho no sirve de nada si no sabes que estas vendiendo, cuando, a quien y por cuanto. Los reportes de ventas son la diferencia entre manejar tu negocio con datos y manejarlo a ojo. En esta guia te explico como sacarle jugo a cada reporte que Supersmartket genera automaticamente con cada transaccion.

Lista de transacciones

Anda a Ventas > Transacciones y vas a encontrar la lista completa de todas las ventas realizadas en tu tienda. Cada fila es una transaccion individual con su numero de comprobante, fecha, hora, monto total, medio de pago y cajero.

La lista tiene filtros para que encuentres lo que buscas rapidamente:

• Rango de fecha: selecciona desde cuando hasta cuando queres ver. Por defecto muestra el dia de hoy.
• Medio de pago: filtra por efectivo, tarjeta de debito, tarjeta de credito, QR, transferencia o fiado. Util si queres ver, por ejemplo, todas las ventas que se hicieron con tarjeta de credito en la ultima semana.
• Cajero: selecciona un cajero especifico para ver solo sus ventas. Esto es clave para auditorias o para comparar rendimiento entre turnos.
• Cliente: si el comprador estaba identificado (por el programa de fidelizacion o por una venta a cuenta), podes buscar por nombre o DNI.
• Estado: filtra por transacciones completadas, anuladas o con devolucion. Las anuladas tienen un motivo cargado; las devoluciones muestran el monto devuelto.

Podes combinar filtros. Por ejemplo: “todas las ventas anuladas del cajero Juan en los ultimos 30 dias”. Si un cajero tiene muchas anulaciones, capaz hay un problema que vale la pena investigar.

Detalle de transaccion

Hace clic en cualquier transaccion de la lista para ver el detalle completo. Ahi encontras:

• Items vendidos: cada producto con su cantidad, precio unitario, subtotal y alicuota de IVA aplicada.
• Totales: subtotal sin IVA, IVA desglosado por alicuota (21%, 10.5%), total final. Todos los montos en pesos argentinos con dos decimales.
• Medio de pago: como pago el cliente. Si pago con varios medios (parte efectivo, parte tarjeta), ves el desglose.
• Datos fiscales: tipo de comprobante (A, B o C), numero completo, CAE (Codigo de Autorizacion Electronico de AFIP) y fecha de vencimiento del CAE. Si el comprador es responsable inscripto, ves su CUIT.
• Datos del cajero: quien proceso la venta, en que caja, a que hora.

Si necesitas reimprimir el ticket, hay un boton de “Reimprimir” en la esquina superior derecha del detalle. Tambien podes enviar una copia digital por email al cliente si su direccion esta registrada.

Analiticas de ventas

Los datos brutos estan bien, pero donde se pone interesante es en las analiticas. Anda a Ventas > Analiticas para acceder a los reportes visuales que cruzan la informacion de distintas maneras.

Por medio de pago

Este reporte te muestra cuanto de tus ventas se cobra en cada medio y, lo mas importante, cuanto te cuesta cada uno. El grafico incluye:

• Efectivo: sin comision, acreditacion inmediata.
• Debito: comision del 0.8% al 1.2% segun tu acuerdo con la procesadora, acreditacion en 2 dias habiles.
• Credito: comision del 2.5% al 3.5%, acreditacion en 10 a 18 dias habiles.
• QR / billeteras virtuales: comision variable, acreditacion en 1 a 3 dias.
• Transferencia: sin comision, acreditacion inmediata.

El sistema calcula automaticamente el costo de comisiones sobre tus ventas con tarjeta. Si vendiste $2.000.000 con credito en el mes y la comision es del 3%, te muestra que $60.000 se te fueron en comisiones. Esa informacion te ayuda a decidir si te conviene fomentar mas el pago en efectivo o en debito.

Por categoria de producto

Aca ves como se distribuyen tus ventas entre las distintas categorias: bebidas, lacteos, fiambreria, almacen, limpieza, perfumeria, etc. Para cada categoria ves:

• Monto total vendido.
• Cantidad de unidades.
• Porcentaje sobre el total de ventas.
• Margen promedio.

Es la herramienta que te dice donde estas ganando plata de verdad y donde estas girando volumen sin margen. Si bebidas representa el 35% de tus ventas pero tiene un margen del 15%, mientras que fiambreria es el 10% pero con margen del 40%, sabés donde poner el foco.

Por hora del dia

Este reporte es un grafico de barras que muestra cuanto se vende en cada franja horaria. Las barras mas altas son tus horarios pico.

Tambien podes ver este grafico dia por dia para comparar. Capaz los lunes tu pico es a la manana temprano (gente que compra camino al trabajo) y los sabados es al mediodia (las compras de la semana). Conocer estos patrones te permite planificar la reposicion, los turnos de personal y hasta las promociones.

Por cajero

Cada cajero tiene su propio reporte con:

• Total vendido en el periodo.
• Cantidad de transacciones procesadas.
• Ticket promedio.
• Cantidad de anulaciones.
• Velocidad promedio (cuantos items escanea por minuto).

No es para espiar a nadie. Es para detectar si alguien necesita mas capacitacion, si un turno tiene demasiada carga o si hay una diferencia sistematica entre cajeros que amerita una charla. Si un cajero tiene un ticket promedio mucho mas bajo que los demas, tal vez no esta ofreciendo productos complementarios o le cuesta escanear rapido y genera colas.

Historial de cierres diarios

En Ventas > Cierres encontras el historial completo de todos los cierres de caja realizados. Cada cierre muestra:

• Fecha y hora del cierre.
• Caja que se cerro y cajero que hizo el cierre.
• Total del sistema: lo que el sistema registra que se cobro durante el turno.
• Total declarado: lo que el cajero cuenta fisicamente en la caja al momento del cierre.
• Diferencia: la resta entre ambos. Si es positiva, sobra plata (raro pero pasa). Si es negativa, falta plata.

Las diferencias menores (menos de $500, por ejemplo) suelen ser errores de vuelto. Las diferencias grandes y recurrentes son un problema que hay que investigar.

Podes filtrar los cierres por caja, cajero y rango de fecha. El sistema tambien te muestra un promedio de diferencia por cajero, asi ves rapido quien tiene mas desviaciones a lo largo del tiempo.

Exportar datos

Todos los reportes de ventas se pueden exportar. Arriba a la derecha de cada pantalla de reporte hay un boton de “Exportar” que te da dos opciones:

• Excel (.xlsx): ideal para compartir con tu contador o para hacer analisis propios en una planilla.
• PDF: para imprimir o archivar. El PDF incluye el logo de tu negocio y el periodo seleccionado.

Si necesitas datos crudos para alimentar otro sistema (un ERP, un sistema contable externo), podes exportar en CSV desde Ventas > Transacciones > Exportar > CSV. El archivo incluye todos los campos: fecha, hora, items, precios, IVA, medio de pago, cajero, cliente y datos fiscales.

La exportacion respeta los filtros que tengas aplicados. Si filtraste por un cajero y un rango de fecha, el archivo exportado va a contener solo esas transacciones.

Los numeros estan ahi, generandose solos con cada venta. Tu laburo como dueno es dedicarle unos minutos por semana a leerlos. No hace falta ser analista de datos: los reportes estan armados para que con un vistazo entiendas lo importante. La pregunta clave siempre es la misma: ¿estoy vendiendo mas o menos que antes, y por que?