Finanzas: entende tu plata de un vistazo

Si hay algo que define si un supermercado sobrevive o cierra, no es cuanto vende sino cuanto le queda. Podés facturar millones por mes y estar perdiendo plata sin darte cuenta, porque los costos te comen todo. El panel de finanzas de Supersmartket existe para que eso no te pase. Aca vas a ver, en tiempo real, cuanto entra, cuanto sale y cuanto queda. Sin necesidad de un contador para el dia a dia.

Dashboard financiero

Cuando entras a Finanzas lo primero que ves es el resumen financiero del dia. Es la pantalla de arranque, pensada para que en treinta segundos sepas como esta tu negocio.

Lo que vas a encontrar:

• Ventas del dia: el total facturado hasta el momento, en pesos.
• Costos del dia: cuanto representan en mercaderia las unidades que vendiste.
• Margen bruto: la diferencia entre ventas y costos. Si vendiste $500.000 y la mercaderia te costo $350.000, tu margen bruto es $150.000.
• Gastos operativos del dia: luz, sueldos proporcionales, alquiler prorrateado y cualquier gasto variable que hayas registrado.
• Resultado neto estimado: lo que te queda despues de restar todo. El numero que importa.

Pero lo mas util del dashboard es el health score.

El health score es un numero entre 0 y 100 que el sistema calcula automaticamente combinando varios factores: tu margen operativo, tu posicion de caja, la rotacion del inventario y la tendencia de ventas de los ultimos 30 dias. Si esta por encima de 70, tu negocio esta bien. Entre 50 y 70 hay cosas para mejorar. Por debajo de 50, hay que prestar atencion urgente.

No es un numero magico: es un resumen rapido para que no tengas que interpretar diez graficos distintos cada manana. Lo consultas desde Finanzas > Dashboard o directamente desde la pantalla principal si tenes el widget activado.

Estado de resultados (P&L)

El P&L es la radiografia completa de tu negocio en un periodo. Lo encontras en Finanzas > Estado de resultados. La logica es simple:

Ingresos - Costos de mercaderia - Gastos operativos = Ganancia neta

El sistema te lo arma automaticamente con los datos que ya tiene: cada venta registrada suma a ingresos, cada producto vendido descuenta su costo de reposicion, y cada gasto que cargaste resta en la columna correspondiente.

Lo mas util es el desglose por categoria. Podes ver, por ejemplo:

• Cuanto ganaste solo con lacteos versus fiambreria.
• Que categoria tiene mejor margen porcentual.
• Donde estas perdiendo plata sin darte cuenta (a veces pasa con productos que vendés mucho pero con margen bajo).

Podes filtrar el P&L por periodo: semana actual, mes, trimestre o rango personalizado. Y podes comparar contra el periodo anterior para ver si vas mejorando o empeorando.

Posicion de caja

La posicion de caja responde a la pregunta mas basica del comercio: cuanta plata tengo hoy. No cuanto facture, no cuanto me deben. Cuanto cash hay disponible.

En Finanzas > Posicion de caja ves:

• Efectivo en caja: lo que hay fisicamente en las cajas registradoras despues del ultimo cierre.
• Saldo en banco: si tenes cuentas bancarias cargadas, el sistema muestra el saldo disponible (actualizado por las acreditaciones de tarjetas y transferencias).
• Total disponible: la suma de ambos.

Abajo tenes el historico: un grafico de linea que muestra como fue evolucionando tu posicion de caja en las ultimas semanas. Eso te permite detectar patrones. Por ejemplo, si todos los dias 1 a 5 del mes tu caja cae porque pagas alquiler y sueldos, y recien se recupera el dia 10 cuando entran las acreditaciones de tarjeta.

Saber esto te sirve para planificar compras grandes. Si ves que el dia 3 tu caja baja a $200.000, no es el momento de hacer un pedido grande al proveedor. Mejor esperar al dia 12 cuando ya tenes la caja recuperada.

Gastos variables

Los gastos fijos los vas a manejar en otra seccion. Aca hablamos de los variables: esos gastos que no se repiten con la misma frecuencia ni el mismo monto. Un flete puntual, una reparacion, insumos de limpieza, una compra de bolsas.

Para registrar un gasto variable anda a Finanzas > Gastos > Nuevo gasto y completa:

• Descripcion: que fue lo que pagaste. “Flete proveedor lacteos”, “Reparacion heladera exhibidora”, etc.
• Monto: el total pagado en pesos.
• Categoria: selecciona de la lista (logistica, mantenimiento, insumos, impuestos, otros) o crea una nueva.
• Fecha: por defecto es hoy, pero podes cargar un gasto de dias anteriores si te olvidaste.
• Medio de pago: efectivo, transferencia, tarjeta corporativa.

Cada gasto que cargues se refleja automaticamente en el P&L y en las predicciones de flujo de caja. Si no los cargas, tus numeros van a mostrar una ganancia mayor a la real, y eso te puede llevar a tomar malas decisiones.

El sistema tambien te muestra el desglose de gastos variables por categoria en un grafico de torta. Asi ves rapido donde se te va la plata: si estas gastando demasiado en fletes, capaz convenga negociar con el proveedor para que incluya el envio.

IVA: debito fiscal vs credito fiscal

En Finanzas > IVA tenes un resumen que tu contador va a agradecer. El sistema separa automaticamente:

• Debito fiscal: el IVA que cobraste en tus ventas. Cada factura que emitiste tiene su componente de IVA, y el sistema lo acumula.
• Credito fiscal: el IVA que pagaste en tus compras a proveedores (siempre que hayas cargado las facturas de compra).

El resumen te muestra ambos valores desglosados por alicuota: cuanto corresponde al 21%, cuanto al 10.5% y cuanto a exentos. La diferencia entre debito y credito es lo que le debes a AFIP (o lo que AFIP te debe a vos, si tuviste mas credito que debito).

No es que tengas que hacer la declaracion jurada desde aca. Pero tener estos numeros organizados y al dia te ahorra horas de laburo contable cada mes. Exporta el resumen en formato Excel o PDF y pasaselo directamente a tu contador.

Asientos contables automaticos

Cada movimiento financiero en tu negocio genera un asiento contable automatico. No tenes que saber de contabilidad para que esto funcione: el sistema lo hace solo. Pero si te interesa entender que pasa por detras (o si tu contador te lo pide), lo encontras en Finanzas > Asientos contables.

Ejemplo: cuando un cliente paga $10.000 en efectivo por una compra, el sistema genera:

• Debito (DR): Caja $10.000 (entra plata al cajon).
• Credito (CR): Ventas $8.264,46 + IVA Debito Fiscal $1.735,54 (se registra el ingreso neto y el impuesto que vas a tener que pagar).

Si el pago es con tarjeta de credito, en vez de debitar Caja se debita Cuentas por cobrar - Tarjeta, porque la plata no entra hoy sino cuando la tarjeta acredita.

Estos asientos se generan en tiempo real con cada venta, cada gasto y cada movimiento de stock. Si un contador los necesita, puede exportar el libro diario completo en formato compatible con los principales sistemas contables.

Predicciones financieras

Aca es donde el sistema deja de mostrarte lo que paso y empieza a mostrarte lo que va a pasar. En Finanzas > Predicciones encontras proyecciones de flujo de caja para los proximos 30, 60 y 90 dias.

El motor de prediccion usa Prophet (un modelo estadistico) entrenado con los datos historicos de tu negocio: tus ventas pasadas, tus gastos recurrentes, las acreditaciones de tarjeta pendientes y la estacionalidad que el sistema detecta (por ejemplo, si siempre vendes mas los viernes o si diciembre es tu mejor mes).

Lo que ves en la pantalla es un grafico con tres lineas:

• Escenario optimista: si todo sale bien y mantenes la tendencia positiva.
• Escenario base: la proyeccion mas probable.
• Escenario pesimista: si las ventas caen o los gastos suben.

¿Para que sirve? Para tomar decisiones. Si el escenario base te muestra que en 45 dias vas a estar justo de caja, tal vez convenga postergar esa inversion en una heladera nueva. Si en cambio los tres escenarios muestran excedente, es buen momento para negociar un pedido grande con descuento por volumen.

Las predicciones se recalculan todos los dias con los datos nuevos, asi que van ajustandose a medida que pasan las semanas.

Liquidaciones de medios de pago

Si aceptas tarjetas de debito, credito o billeteras virtuales, sabes que la plata no entra al instante. Cada medio de pago tiene sus plazos de acreditacion y sus comisiones. En Finanzas > Liquidaciones podes ver:

• Liquidaciones pendientes: cuanto te deben las procesadoras y cuando se acredita cada monto.
• Liquidaciones acreditadas: las que ya entraron a tu cuenta bancaria.
• Comisiones cobradas: cuanto se quedo cada procesadora por sus servicios.
• Retenciones impositivas: las retenciones de IVA, IIBB o ganancias que te aplican automaticamente.

Esto es fundamental para entender por que tu posicion de caja no coincide con tus ventas. Si vendiste $1.000.000 en tarjeta de credito esta semana, esa plata no esta en tu cuenta todavia. Puede tardar entre 2 y 18 dias habiles dependiendo del acuerdo con la procesadora. Mientras tanto, vos necesitas plata para pagar proveedores.

El sistema cruza las liquidaciones con las ventas para que puedas verificar que la procesadora te pago lo correcto. Si hay una diferencia, te lo marca con una alerta.

Todo esto funciona con la informacion que el sistema ya tiene. Cada venta, cada cierre de caja, cada gasto que cargas va alimentando los reportes financieros automaticamente. Tu unica tarea es asegurarte de registrar los gastos que el sistema no puede capturar solo (los pagos manuales, los fletes, las reparaciones) y el resto lo hace Supersmartket.

La clave es mirar estos numeros regularmente. Un negocio que solo mira las finanzas una vez por mes esta tomando decisiones a ciegas durante 29 dias. Con cinco minutos por dia revisando el dashboard financiero, siempre vas a saber donde estas parado.