Usuarios, roles y permisos: quien puede hacer que
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Usuarios, roles y permisos: quien puede hacer que
El sistema de permisos es lo que separa un negocio que funciona de uno que es un descontrol. Cuando cada persona tiene acceso solo a lo que necesita, se reducen los errores, se evitan tentaciones y, sobre todo, si algo sale mal, sabes exactamente quien hizo que.
Supersmartket maneja 5 roles predefinidos y mas de 50 permisos granulares que se combinan para controlar exactamente que puede hacer cada persona en cada parte del sistema. Esta guia te explica como funciona cada rol y como gestionar tu equipo.
Los 5 roles del sistema
Supersmartket tiene cinco roles predefinidos. Cada uno esta pensado para un perfil especifico dentro de tu supermercado:
Dueño
Sos vos. Acceso total a todo el sistema sin restricciones. Es el unico rol que puede crear otros usuarios con rol de dueño.
Permisos clave del dueño:
- Crear, editar, desactivar y eliminar usuarios
- Asignar y modificar roles y permisos por sucursal
- Configuracion fiscal (CUIT, datos de facturacion, regimen impositivo)
- Configuracion general del sistema (sucursales, moneda, preferencias)
- Gestionar y configurar el programa de fidelizacion (reglas de puntos, canjes, hitos)
- Acceso completo a reportes financieros, auditoria y analiticas avanzadas
- Aprobar operaciones criticas (anulaciones mayores, ajustes de stock retroactivos)
- Gestionar integraciones con terceros (proveedores, contabilidad, facturacion electronica)
- Todas las operaciones de los demas roles
Gerente
Tu mano derecha. El gerente maneja el dia a dia del local sin necesitar tu intervencion para las operaciones rutinarias. Ideal para el encargado que abre y cierra el negocio.
Permisos clave del gerente:
- Ver reportes de ventas, rentabilidad y stock
- Modificar precios y margenes de productos
- Gestionar el catalogo de productos (alta, baja, edicion)
- Supervisar cajeros y aprobar anulaciones dentro de limites
- Hacer cierres de caja y conciliaciones
- Aprobar devoluciones y cambios
- Acceder a analiticas de fidelizacion y segmentacion de clientes
- Recibir mercaderia y validar ordenes de compra
- Gestionar promociones y descuentos
- Ver logs de actividad y auditoria
Lo que no puede hacer: crear o eliminar usuarios, cambiar la configuracion fiscal, modificar roles y permisos, configurar el programa de fidelizacion ni acceder a datos de integraciones.
Cajero
Operador de punto de venta. El cajero tiene acceso unicamente a lo que necesita para atender clientes en la caja.
Permisos clave del cajero:
- Abrir y cerrar caja con conteo a ciegas
- Registrar ventas y cobrar en efectivo, tarjeta y otros medios
- Aplicar descuentos dentro de los limites configurados por el dueno
- Registrar clientes nuevos en el programa de fidelizacion (alta rapida por DNI)
- Consultar y canjear puntos de fidelizacion del cliente
- Hacer devoluciones menores (dentro del monto maximo autorizado)
- Emitir comprobantes y facturas
- Registrar retiros de caja documentados
- Consultar precios y disponibilidad de productos
Lo que no puede hacer: ver reportes financieros, modificar precios, acceder a configuraciones, gestionar stock, ni ver informacion de otros cajeros.
Repositor
Encargado de la mercaderia. El repositor gestiona todo lo relacionado con inventario sin acceso a operaciones de caja ni datos financieros.
Permisos clave del repositor:
- Recibir mercaderia y registrar ingresos al deposito
- Actualizar cantidades de stock y hacer conteos fisicos
- Registrar perdidas, roturas y merma con motivo
- Controlar vencimientos y marcar productos proximos a vencer
- Consultar el catalogo de productos y sus fichas
- Generar pedidos sugeridos a proveedores
- Mover stock entre deposito y gondola
- Registrar transferencias entre sucursales
Lo que no puede hacer: modificar precios, ver reportes financieros, operar la caja, ni acceder a datos de clientes o fidelizacion.
Visor
Solo lectura. El visor puede consultar informacion pero no puede modificar absolutamente nada en el sistema. Es el rol pensado para personas que necesitan visibilidad sin capacidad de accion.
Permisos clave del visor:
- Ver reportes financieros completos (ventas, rentabilidad, flujo de caja)
- Consultar el estado del stock y niveles de inventario
- Revisar el historial de ventas y transacciones
- Acceder a logs de actividad y auditoria
- Ver analiticas de fidelizacion y segmentacion de clientes
- Consultar reportes de merma y vencimientos
- Exportar reportes a PDF y Excel
Lo que no puede hacer: crear, editar ni eliminar ningun dato. Tampoco puede operar la caja, modificar stock, cambiar precios ni acceder a configuraciones. Es un rol de observacion pura.
Casos de uso tipicos para el visor:
- Tu contador necesita ver los numeros para hacer la liquidacion de impuestos.
- Un socio que puso plata en el negocio quiere ver como van las ventas sin meterse en la operacion.
- Un consultor externo que te esta asesorando necesita acceso a los datos para hacer su analisis.
- Vos mismo desde otra cuenta, para ver reportes sin riesgo de tocar algo por error.
Comparativa rapida de permisos
Invitar un usuario nuevo
Para sumar a alguien a tu equipo:
- Anda a Equipo > Invitar usuario.
- Completa el nombre del empleado y su email o numero de celular. Si pones el celular, le va a llegar la invitacion por WhatsApp. Si pones email, le llega por correo.
- Selecciona el rol que le corresponde (dueño, gerente, cajero, repositor o visor).
- Si es un cajero, el sistema te va a pedir que definas un PIN de acceso de 4 digitos. Este PIN es el que va a usar para abrir la caja y registrar sus operaciones. Cada cajero tiene que tener un PIN distinto.
- Hace clic en Enviar invitacion.
El usuario recibe un link para crear su contrasena y acceder al sistema. Hasta que no acepte la invitacion, aparece como “Pendiente” en tu lista de equipo.
Asignar rol por sucursal
Si manejas mas de una sucursal, podes asignar roles diferentes a un mismo usuario segun la sucursal. Por ejemplo, una persona puede ser gerente en tu sucursal principal y visor en la segunda.
Para configurar esto:
- Anda a Equipo y selecciona el usuario.
- En la seccion Roles por sucursal, hace clic en Agregar sucursal.
- Elegi la sucursal y asigna el rol correspondiente.
- Guarda los cambios.
Cuando ese usuario inicie sesion, el sistema le va a mostrar las sucursales a las que tiene acceso y va a aplicar los permisos de cada una automaticamente.
Resetear contrasena o PIN
A veces un empleado se olvida la contrasena o hay que cambiar el PIN de un cajero. No hace falta que te contactes con soporte:
Resetear contrasena
- Anda a Equipo y busca al usuario.
- Hace clic en los tres puntos y selecciona Resetear contrasena.
- Le va a llegar un email o WhatsApp con un link para crear una contrasena nueva.
Cambiar PIN de cajero
- Anda a Equipo y selecciona al cajero.
- En la seccion Acceso al POS, hace clic en Cambiar PIN.
- Ingresa el nuevo PIN de 4 digitos y confirma.
El nuevo PIN se activa de inmediato. La proxima vez que el cajero quiera operar, tiene que usar el nuevo.
Desactivar usuarios
Cuando un empleado deja de trabajar con vos, no lo borres: desactivalo. Asi se mantiene el historial de todo lo que hizo (ventas, cierres de caja, ajustes de stock) pero ya no puede acceder al sistema.
- Anda a Equipo y busca al usuario.
- Hace clic en los tres puntos y selecciona Desactivar.
- Confirma la accion.
El usuario desactivado aparece en gris en tu lista de equipo. Si en el futuro vuelve a trabajar con vos, lo podes reactivar sin perder el historial.
Buenas practicas para manejar tu equipo
- Un usuario por persona, siempre. Nunca permitas que dos personas compartan la misma cuenta. Si lo hacen, perdes la trazabilidad y no sabes quien hizo que.
- Revisa los permisos cada vez que alguien cambia de puesto. Si tu repositor pasa a ser cajero, actualizale el rol. No le dejes los dos.
- Desactiva inmediatamente a quien deje de trabajar. No esperes al lunes, no esperes a “cuando tenga un rato”. Hacelo en el momento.
- Usa el rol de visor para tu contador, socios o consultores. Que puedan ver los numeros que necesitan sin riesgo de que toquen algo por error. El visor es ideal para cualquier persona que necesita informacion pero no opera el negocio.
- Revisa el log de actividad periodicamente desde Configuracion > Auditoria. Ahi podes ver quien hizo que y cuando. No hace falta mirarlo todos los dias, pero si algo raro pasa, es el primer lugar donde buscar.
Un buen sistema de roles no se trata de desconfiar de tu gente. Se trata de que cada persona tenga exactamente las herramientas que necesita para hacer su trabajo, ni mas ni menos. Cuando los permisos estan bien configurados, tu equipo trabaja mas tranquilo y vos tambien.