Usuarios, roles y permisos: quien puede hacer que
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Usuarios, roles y permisos: quien puede hacer que
El sistema de permisos es lo que separa un negocio que funciona de uno que es un descontrol. Cuando cada persona tiene acceso solo a lo que necesita, se reducen los errores, se evitan tentaciones y, sobre todo, si algo sale mal, sabes exactamente quien hizo que. Esta guia te explica como funciona cada rol en Supersmartket y como gestionar tu equipo.
Los 5 roles del sistema
Supersmartket tiene cinco roles predefinidos. Cada uno esta pensado para un perfil especifico dentro de tu supermercado:
Dueno
Sos vos. Acceso total a todo el sistema sin restricciones. Podes crear y eliminar usuarios, ver reportes financieros completos, modificar configuraciones, gestionar el programa de fidelizacion y hacer cualquier operacion. Es el unico rol que puede crear otros usuarios con rol de dueno.
Gerente
Tu mano derecha. El gerente puede hacer casi todo: ver reportes de ventas y stock, modificar precios, gestionar productos, supervisar cajeros, hacer cierres de caja y acceder a las analiticas. Lo que no puede hacer es crear o eliminar usuarios, cambiar la configuracion fiscal, ni modificar roles y permisos. Ideal para el encargado que maneja el dia a dia mientras vos no estas.
Cajero
Operador de punto de venta. El cajero puede abrir y cerrar caja, registrar ventas, aplicar descuentos dentro de los limites que le configures, registrar clientes nuevos en el programa de fidelizacion y hacer devoluciones menores. No puede ver reportes financieros, modificar precios ni acceder a configuraciones.
Repositor
Encargado de la mercaderia. El repositor puede recibir mercaderia, actualizar cantidades de stock, registrar perdidas y roturas, controlar vencimientos y consultar el catalogo de productos. No puede modificar precios, ver reportes financieros ni operar la caja.
Visor
Solo lectura. El visor puede consultar reportes, ver el estado del stock y revisar el historial de ventas, pero no puede modificar absolutamente nada. Es util para un contador, un socio que quiere estar al tanto o un consultor externo que necesita ver numeros sin tocar nada.
Comparativa rapida de permisos
Invitar un usuario nuevo
Para sumar a alguien a tu equipo:
- Anda a Equipo > Invitar usuario.
- Completa el nombre del empleado y su email o numero de celular. Si pones el celular, le va a llegar la invitacion por WhatsApp. Si pones email, le llega por correo.
- Selecciona el rol que le corresponde (dueno, gerente, cajero, repositor o visor).
- Si es un cajero, el sistema te va a pedir que definas un PIN de acceso de 4 digitos. Este PIN es el que va a usar para abrir la caja y registrar sus operaciones. Cada cajero tiene que tener un PIN distinto.
- Hace clic en Enviar invitacion.
El usuario recibe un link para crear su contrasena y acceder al sistema. Hasta que no acepte la invitacion, aparece como “Pendiente” en tu lista de equipo.
Asignar rol por sucursal
Si manejas mas de una sucursal, podes asignar roles diferentes a un mismo usuario segun la sucursal. Por ejemplo, una persona puede ser gerente en tu sucursal principal y visor en la segunda.
Para configurar esto:
- Anda a Equipo y selecciona el usuario.
- En la seccion Roles por sucursal, hace clic en Agregar sucursal.
- Elegi la sucursal y asigna el rol correspondiente.
- Guarda los cambios.
Cuando ese usuario inicie sesion, el sistema le va a mostrar las sucursales a las que tiene acceso y va a aplicar los permisos de cada una automaticamente.
Resetear contrasena o PIN
A veces un empleado se olvida la contrasena o hay que cambiar el PIN de un cajero. No hace falta que te contactes con soporte:
Resetear contrasena
- Anda a Equipo y busca al usuario.
- Hace clic en los tres puntos y selecciona Resetear contrasena.
- Le va a llegar un email o WhatsApp con un link para crear una contrasena nueva.
Cambiar PIN de cajero
- Anda a Equipo y selecciona al cajero.
- En la seccion Acceso al POS, hace clic en Cambiar PIN.
- Ingresa el nuevo PIN de 4 digitos y confirma.
El nuevo PIN se activa de inmediato. La proxima vez que el cajero quiera operar, tiene que usar el nuevo.
Desactivar usuarios
Cuando un empleado deja de trabajar con vos, no lo borres: desactivalo. Asi se mantiene el historial de todo lo que hizo (ventas, cierres de caja, ajustes de stock) pero ya no puede acceder al sistema.
- Anda a Equipo y busca al usuario.
- Hace clic en los tres puntos y selecciona Desactivar.
- Confirma la accion.
El usuario desactivado aparece en gris en tu lista de equipo. Si en el futuro vuelve a trabajar con vos, lo podes reactivar sin perder el historial.
Buenas practicas para manejar tu equipo
- Un usuario por persona, siempre. Nunca permitas que dos personas compartan la misma cuenta. Si lo hacen, perdes la trazabilidad y no sabes quien hizo que.
- Revisa los permisos cada vez que alguien cambia de puesto. Si tu repositor pasa a ser cajero, actualizale el rol. No le dejes los dos.
- Desactiva inmediatamente a quien deje de trabajar. No esperes al lunes, no esperes a “cuando tenga un rato”. Hacelo en el momento.
- Usa el rol de visor para tu contador. Que pueda ver los numeros que necesita sin riesgo de que toque algo por error.
- Revisa el log de actividad periodicamente desde Configuracion > Auditoria. Ahi podes ver quien hizo que y cuando. No hace falta mirarlo todos los dias, pero si algo raro pasa, es el primer lugar donde buscar.
Un buen sistema de roles no se trata de desconfiar de tu gente. Se trata de que cada persona tenga exactamente las herramientas que necesita para hacer su trabajo, ni mas ni menos. Cuando los permisos estan bien configurados, tu equipo trabaja mas tranquilo y vos tambien.