Checklists y tareas del equipo

Si dependés de tu memoria para que el equipo haga todo lo que tiene que hacer, vas a olvidarte de algo. Siempre. Las checklists y las tareas son la solución: definís una vez qué hay que hacer, asignás quién lo hace, y después solo controlás que se complete. Es la diferencia entre perseguir a cada empleado y tener un sistema que trabaje para vos.

Tipos de checklist

Supersmartket viene con cuatro tipos de checklist predefinidos, y podés crear los tuyos:

Apertura

Todo lo que hay que hacer antes de abrir el local al público: control de temperaturas, revisión de vencimientos, preparación de cajas, verificación de stock crítico, limpieza del frente. Esta checklist la completa quien abre el local (generalmente vos o el encargado del turno mañana).

Cierre

Lo que hay que hacer antes de irse: cierre de cajas, revisión de ventas del día, control de seguridad (puertas, alarmas, luces), limpieza de baños y pisos, revisión de entregas programadas para mañana. La completa quien cierra.

Limpieza

Tareas de limpieza específicas por zona: góndolas, cámaras de frío, baños, depósito, sector de cajas, estacionamiento. Puede ejecutarse varias veces al día según la zona.

Personalizada

Cualquier checklist que necesites para tu local. Por ejemplo: “Preparación para auditoría de bromatología”, “Armado de góndola estacional”, “Inventario de fin de mes”. Vos definís los items y las reglas.

Crear una checklist

Andá a Checklists > Nueva checklist y completá:

Completar una checklist

Cuando un empleado tiene una checklist pendiente, la ve en su pantalla de inicio. El proceso para completarla es simple:

• Abrir la checklist desde la lista de pendientes.
• Ir item por item marcando cada tarea como completada. Si el item requiere foto, sube la foto. Si requiere un valor numérico, lo ingresa (ej: temperatura de la heladera).
• Agregar notas: si algo requiere atención especial, el empleado puede dejar una observación en cualquier item (ej: “Heladera 3 haciendo ruido, avisar al técnico”).
• Confirmar completado: cuando todos los items están marcados, toca Finalizar checklist. Queda registrado quién la completó, a qué hora y con qué observaciones.

Si un item no se puede completar (ej: “Verificar limpieza del estacionamiento” pero está lloviendo), el empleado puede marcarlo como No aplica con un motivo. No se puede dejar items sin marcar: o completado, o no aplica con justificación.

Historial de completados

En Checklists > Historial tenés el registro completo de todas las checklists completadas. Podés filtrar por:

• Tipo de checklist (apertura, cierre, limpieza, personalizada).
• Fecha o rango de fechas.
• Empleado que la completó.
• Estado: completada, completada con observaciones, incompleta.

Cada registro muestra el detalle item por item: qué se marcó, qué notas se dejaron, qué fotos se subieron y los valores numéricos registrados.

Este historial es tu respaldo ante cualquier inspección. Si bromatología pregunta si controlás las temperaturas todos los días, abrís el historial y mostrás los registros con fecha, hora y valor. Lo mismo para auditorías internas del dueño.

Tareas individuales

Las checklists son para rutinas repetitivas. Las tareas son para cosas puntuales: “acomodar la góndola de limpieza”, “llamar al proveedor de fiambres”, “cambiar la cartelería de precios de lácteos”. Son pedidos concretos que le hacés a un empleado con fecha de vencimiento.

Crear una tarea

Andá a Tareas > Nueva tarea y completá:

• Título: qué hay que hacer (ej: “Reorganizar góndola de bebidas”).
• Descripción: detalles o instrucciones específicas (ej: “Poner las gaseosas de 2.25L en el estante de abajo y las latas arriba. Revisar precios”).
• Asignar a: seleccioná el empleado responsable.
• Fecha límite: hasta cuándo tiene que estar hecha.
• Prioridad: baja, media, alta o urgente. Las urgentes aparecen destacadas en el panel del empleado.
• Categoría: operativa, inventario, limpieza, administrativa u otra. Las categorías te ayudan a filtrar y reportar después.

El empleado recibe la notificación de la nueva tarea y la ve en su lista de pendientes.

Seguimiento de tareas

Cada tarea pasa por estos estados:

• Pendiente: recién creada, nadie la tocó todavía.
• En progreso: el empleado marcó que la arrancó.
• Completada: el empleado marcó que la terminó. Puede agregar notas y fotos de evidencia.
• Vencida: llegó la fecha límite y no se completó. Estas se destacan en rojo en tu panel.

En Tareas > Panel de seguimiento ves todas las tareas del equipo en una vista tipo tablero (Kanban) o lista. Podés filtrar por:

• Estado: ver solo las pendientes, o solo las vencidas.
• Empleado: qué tiene cada uno en su plato.
• Prioridad: enfocarte en las urgentes primero.
• Categoría: ver todas las de inventario juntas, por ejemplo.

Si una tarea se venció, podés extender la fecha límite, reasignarla a otro empleado o cancelarla si ya no es necesaria.

Las checklists y las tareas son la columna vertebral de la operación diaria. Las checklists aseguran que lo rutinario se haga siempre igual, sin depender de la memoria de nadie. Las tareas aseguran que lo puntual no se pierda en el ruido del día. Configurá las checklists básicas de apertura y cierre en tu primera semana, y después andá sumando más a medida que identifiques qué más necesita control sistemático. En un mes vas a notar la diferencia.