Gestionar personal y turnos

Un local funciona bien cuando cada persona sabe qué tiene que hacer, cuándo y dónde. Como gerente, tu trabajo es armar los turnos, asignar las cajas, controlar los horarios y evaluar el rendimiento del equipo. Supersmartket te centraliza todo esto para que no dependas de planillas de Excel ni de WhatsApp para organizar al personal.

Cajas registradoras

Crear una caja

Si el local tiene una caja nueva (o estás configurando el sistema por primera vez), andá a Cajas > Configuración > Nueva caja. Asignale un nombre o número (ej: “Caja 1”, “Caja rápida”) y configurá el fondo de caja estándar (el monto con el que arranca cada turno). También podés asignar una ubicación si el local tiene varias zonas.

Asignar un cajero con fondo

Cada vez que un cajero arranca su turno, necesita tener una caja asignada con su fondo. Este es el flujo completo:

Liberar caja

Cuando un cajero termina su turno, tiene que liberar la caja. El cajero hace su conteo a ciegas (cuenta el efectivo sin ver lo que dice el sistema) y registra el monto. Después vos, como gerente, lo aprobás.

Andá a Cajas > Cierres pendientes. Ahí ves cada caja con:

• Monto declarado por el cajero (conteo a ciegas).
• Monto esperado por el sistema (fondo + ventas en efectivo - retiros).
• Diferencia: si hay sobrante o faltante.

Si la diferencia está dentro del margen aceptable que definiste (ej: +/- $500), aprobá el cierre. Si no, registrá la discrepancia. El sistema lleva un historial por cajero para que puedas detectar patrones.

Handoff entre cajeros

Si un cajero se va y otro toma la misma caja en el siguiente turno, usá el handoff. En Cajas > Asignaciones, seleccioná la caja activa y tocá Transferir a otro cajero. El cajero saliente hace su conteo, el entrante confirma el monto con su PIN, y queda registrada la transferencia sin necesidad de cerrar y reabrir la caja.

Aprobar cierre de turno

Todos los cierres de turno requieren tu aprobación como gerente. Hasta que no aprobés, el cierre queda en estado pendiente. Esto te da la oportunidad de revisar diferencias y hablar con el cajero si algo no cuadra antes de dar el OK definitivo.

Desde Cajas > Cierres pendientes, revisá cada cierre, agregá observaciones si las hay, y tocá Aprobar. Si hay un faltante importante, podés marcarlo como pendiente de revisión para investigar antes de aprobar.

Reloj de personal

El reloj de personal registra la entrada y salida de cada empleado. Cada empleado hace clock in al llegar y clock out al irse, desde el dispositivo del local o desde su celular si está habilitado.

En Personal > Reloj ves:

• Quién está presente ahora mismo.
• Hora de entrada de cada empleado.
• Horas trabajadas acumuladas del día.
• Ausentes: quién debería estar y no está.

Si un empleado se olvidó de fichar, vos podés registrar la entrada o salida manualmente desde Personal > Reloj > Registrar manual, indicando el motivo.

Plantillas de turno

Para no armar el cronograma de cero cada semana, creá plantillas de turno reutilizables. Andá a Personal > Turnos > Templates > Nuevo template y definí:

• Nombre del template: descriptivo (ej: “Turno mañana entre semana”, “Refuerzo fin de semana”).
• Horario: hora de inicio y hora de fin del turno.
• Rol mínimo: qué rol necesita la persona asignada (cajero, repositor, etc.).
• Staff mínimo: cuántas personas necesitás como mínimo para este turno.

Por ejemplo, podés tener un template “Turno mañana” que va de 8:00 a 15:00, necesita al menos 2 cajeros y 1 repositor.

Cronograma semanal

En Personal > Turnos > Cronograma ves la semana completa con cada día dividido en turnos. Desde ahí:

• Asignar turnos: arrastrá un template de turno a un día y asignale los empleados disponibles. O creá un turno puntual sin template.
• Ver coberturas: el sistema te muestra si hay huecos (turnos sin cubrir) o excesos (más gente de la necesaria).
• Publicar el cronograma: cuando terminás de armar la semana, tocá Publicar. Los empleados reciben la notificación con sus turnos asignados.

Armá el cronograma de la semana siguiente el jueves o viernes anterior. Así los empleados tienen tiempo de avisarte si hay algún problema.

Swap de turnos

A veces un empleado necesita cambiar su turno con un compañero. En vez de manejar esto por WhatsApp, el sistema tiene un flujo formal:

1. El empleado que necesita el cambio entra a Mis turnos > Solicitar swap y elige con quién quiere cambiar y qué turno.
2. El compañero recibe la solicitud y la acepta o rechaza.
3. Si el compañero acepta, la solicitud te llega a vos en Personal > Solicitudes pendientes.
4. Vos aprobás o rechazás. Verificá que el swap no deje un turno sin la cobertura mínima.
5. Si aprobás, el cronograma se actualiza automáticamente.

Todo queda registrado: quién pidió el swap, quién aceptó, quién aprobó y cuándo. Si hay un problema después (“yo no sabía que me cambiaron el turno”), tenés el respaldo.

Métricas de rendimiento

En Personal > Rendimiento ves las métricas de cada empleado, especialmente útiles para cajeros:

Ventas por cajero

Cuánto facturó cada cajero en un período. Esto no necesariamente mide la calidad del cajero (depende del flujo de clientes en su horario), pero te da una referencia.

Velocidad de atención

Tiempo promedio por transacción. Un cajero que tarda mucho puede necesitar más capacitación o puede haber un problema con su equipo.

Discrepancias de caja

Historial de faltantes y sobrantes por cajero. Si un cajero tiene discrepancias frecuentes, hay que investigar: puede ser un error de manejo de efectivo, un problema de capacitación o algo más serio.

Asistencia y puntualidad

Basado en los registros del reloj: cuántos días faltó, cuántas veces llegó tarde, horas extra trabajadas. Estas métricas son útiles para evaluaciones de desempeño y para planificar la dotación de personal.

Podés ver estas métricas por empleado individual o como resumen del equipo. Exportalas a PDF si necesitás compartirlas con el dueño o usarlas en una evaluación de desempeño.

La gestión de personal es una de las tareas que más tiempo te puede consumir o más tiempo te puede ahorrar, dependiendo de si tenés herramientas o dependés del papel y el WhatsApp. Con los turnos publicados, las cajas asignadas y los registros de horarios centralizados, el equipo sabe qué hacer sin que tengas que andar atrás de cada uno. Y si hay un problema, lo ves en los datos antes de que se convierta en un conflicto.