Control de vencimientos y merma

La merma es plata que tirás a la basura. Literalmente. Cada producto que se vence en tu góndola es un costo que no recuperás. Un supermercado bien gestionado mantiene su merma por debajo del 2% sobre ventas. Si estás por encima, tenés un problema que esta guía te ayuda a resolver.

Vista de productos próximos a vencer

Entrá a Inventario > Vencimientos para ver el panorama completo. La pantalla te muestra todos los productos con vencimiento cercano, organizados por urgencia:

• Vencidos: ya pasaron la fecha. Hay que sacarlos de góndola inmediatamente y registrar la merma.
• Vencen hoy: sacalos de góndola si no los vendés antes del cierre.
• Vencen en 1-3 días: zona de peligro. Es ahora o nunca para moverlos.
• Vencen en 4-7 días: todavía tenés margen para reaccionar.

Usá el filtro de 7 días como tu vista de trabajo diaria. Te da una ventana suficiente para tomar decisiones antes de que sea demasiado tarde.

Cada producto en la lista muestra:

• Nombre y código del producto.
• Fecha de vencimiento del lote.
• Cantidad en stock de ese lote.
• Ubicación: góndola o depósito.
• Costo total: cuánta plata representan esas unidades a precio de costo.

Este último dato es clave. No es lo mismo que se venzan 10 unidades de un chicle que 10 unidades de un queso premium. El costo total te ayuda a priorizar.

Decisiones posibles: qué hacer con lo que está por vencer

Tenés tres caminos, y el orden importa. Siempre intentá vender antes de donar, y donar antes de descartar.

1. Descuento progresivo para liquidar

La forma más inteligente de reducir merma es vender el producto antes de que se venza, aunque sea con menos margen. Desde la lista de vencimientos, seleccioná los productos que querés liquidar y tocá Crear promo de liquidación.

El sistema te sugiere descuentos progresivos según los días que faltan:

• Vence en 5-7 días: 15-20% de descuento.
• Vence en 2-4 días: 30-40% de descuento.
• Vence mañana: 50% o más.

Podés aceptar la sugerencia o ajustar el porcentaje. La promo se activa inmediatamente y se aplica automáticamente en caja. Si el producto tiene etiqueta de góndola, el sistema genera la etiqueta con el precio tachado y el nuevo precio.

2. Donar

Si el producto está dentro de fecha pero no vas a poder venderlo, algunas organizaciones aceptan donaciones de alimentos. Desde el sistema, podés registrar una salida por donación en Inventario > Movimientos > Registrar donación. Esto:

• Baja el stock correctamente.
• Registra el motivo como donación (no como merma).
• Genera un comprobante que podés usar para fines impositivos si tu contador lo necesita.

3. Descartar

El último recurso. Si el producto venció o no es apto para donación, registralo como merma.

Registrar merma

Cada vez que descartás un producto, tiene que quedar registrado en el sistema. Andá a Inventario > Merma > Registrar y completá:

• Producto: seleccioná de la lista o escaneá el código de barras.
• Cantidad: cuántas unidades descartás.
• Tipo de merma: vencido, dañado, faltante (robo o pérdida), u otro.
• Motivo: una nota breve (ej: “venció en depósito, no se rotó a tiempo”).

El sistema calcula automáticamente el costo de la merma según el precio de compra del producto. Esto alimenta los reportes de merma que ves después.

Impacto financiero: cuánta plata se pierde

En Reportes > Merma tenés el resumen financiero. Ahí ves:

• Merma total del mes en pesos (a costo).
• Merma como porcentaje de las ventas: esto es el indicador clave. Si vendés $10.000.000 al mes y la merma es $300.000, estás en 3%. Alto.
• Merma por categoría: cuáles son las categorías que más merma generan (generalmente lácteos, fiambres y panificados).
• Merma por tipo: cuánto es por vencimiento, cuánto por daño, cuánto por faltante.
• Tendencia mensual: un gráfico que te muestra si la merma sube, baja o se mantiene.

El dueño también puede ver estos reportes desde su panel. Si le mostrás que la merma baja mes a mes gracias a tu gestión, es una de las mejores formas de demostrar resultados concretos.

Métricas de merma: el objetivo es menos del 2%

El estándar de la industria para supermercados bien gestionados es una merma menor al 2% sobre ventas. Esto incluye todos los tipos de merma (vencimientos, daños, faltantes). Algunos benchmarks:

• Menos del 1%: excelente. Estás haciendo un gran trabajo de rotación y control.
• 1-2%: bueno. Margen aceptable, pero siempre se puede mejorar.
• 2-3%: preocupante. Revisá procesos de reposición y control de vencimientos.
• Más del 3%: urgente. Hay un problema serio de gestión que necesita atención inmediata.

En tu dashboard de gerente podés configurar el objetivo de merma y el sistema te avisa si lo estás excediendo.

Estrategias para reducir merma

FIFO siempre

La regla de oro: First In, First Out. Lo primero que entra es lo primero que sale. Si tu equipo de reposición no aplica FIFO, la merma va a ser alta siempre, no importa cuántos descuentos hagas. Asegurate de que los repositores pongan lo nuevo atrás y lo viejo adelante.

Alertas tempranas

Configurá las alertas de vencimiento para que te avisen con suficiente anticipación. Los 7 días por defecto funcionan bien para la mayoría de los productos, pero para productos de rotación lenta quizás necesitás 15 o 30 días.

Promos de liquidación rápidas

No esperes al último día. Si un producto vence en 5 días y tenés mucho stock, activá una promo de liquidación ya. Es mejor vender con 20% de descuento hoy que con 50% pasado mañana o tirarlo la semana que viene.

Revisar la reposición

Si un producto se vence seguido, quizás el problema no es la rotación sino que pedís de más. Revisá las cantidades de las órdenes de compra y ajustá el stock máximo del producto para que el sistema sugiera cantidades más chicas.

Control de depósito

Muchas veces la merma se genera en el depósito, no en la góndola. Productos que quedan arrumbados atrás y nadie los ve hasta que ya vencieron. Implementá una revisión semanal de depósito como parte de la rutina.

El control de vencimientos y merma no es una tarea extra: es una de las funciones más rentables que tenés como gerente. Cada punto porcentual de merma que bajás es plata que va directo al resultado del local. Revisá los vencimientos todos los días, registrá toda la merma, y usá los datos para mejorar mes a mes.