Supervisar la recepcion de mercaderia
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Supervisar la recepcion de mercaderia
Cuando llega un pedido al local, el repositor es el que descarga y carga la mercadería en el sistema. Pero la responsabilidad final de que todo esté bien es tuya como gerente. Si aprobás una recepción sin verificarla y faltan productos o hay mercadería dañada, el problema te lo comés vos. Esta guía te explica cómo supervisar cada recepción para que no se te escape nada.
Cuándo intervenir
No hace falta que estés presente en cada descarga. El repositor carga la recepción desde su dispositivo y, cuando termina, te llega una notificación de recepción pendiente de aprobación en el panel de gerente. Ahí es cuando entrás vos.
Andá a Compras > Recepciones pendientes. Vas a ver la lista de todas las recepciones que esperan tu visto bueno. Cada una muestra:
- Proveedor y número de orden de compra (OC) asociado.
- Fecha y hora de la recepción.
- Repositor que la cargó.
- Estado: pendiente de aprobación.
Tocá la recepción que querés revisar para ver el detalle.
Qué verificar en cada recepción
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Comparar cantidades recibidas vs. pedidas — El sistema te muestra lado a lado lo que pediste en la OC y lo que el repositor declaró como recibido. Si los números coinciden, bien. Si no, revisá la columna de diferencia que resalta en amarillo cualquier discrepancia.
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Revisar los vencimientos cargados — Para cada producto recibido, el repositor debería haber registrado la fecha de vencimiento del lote. Verificá que las fechas sean razonables: si pediste leche hoy y el vencimiento es en 3 días, es poco. Si el vencimiento no fue cargado en algún producto, el sistema lo marca con un ícono de advertencia.
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Verificar el estado de la mercadería — Revisá si el repositor marcó algún producto como dañado. Si no lo hizo pero vos sabés que hubo problemas en la descarga, podés agregar observaciones antes de aprobar. Chequeá físicamente los productos frágiles o de cadena de frío si tenés dudas.
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Controlar precios unitarios — El sistema compara el precio de la OC con el precio registrado en la recepción. Si el proveedor cambió algún precio sin aviso, vas a ver la diferencia marcada. No aprobés sin resolver esto primero.
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Aprobar o rechazar la recepción — Si todo está en orden, tocá Aprobar recepción. El stock se actualiza automáticamente. Si hay problemas, tenés dos opciones: aprobar parcialmente (lo que está bien) y dejar pendiente lo problemático, o rechazar toda la recepción.
Detectar discrepancias: faltantes, sobrantes y dañados
Las discrepancias más comunes son tres:
Faltantes
El proveedor envió menos de lo pedido. Puede ser que falte un producto entero o que la cantidad sea menor a la acordada. Cuando detectás un faltante:
- Marcá la diferencia en la recepción tocando el producto y ajustando la cantidad real recibida.
- El sistema calcula automáticamente el faltante.
- Dejá una nota explicando qué falta (ej: “Vinieron 8 packs de agua en vez de 12”).
Sobrantes
El proveedor envió más de lo pedido. Esto puede ser un error del proveedor o un regalo comercial. No lo ignores:
- Registrá la cantidad real aunque sea mayor a la pedida.
- Si no querés quedarte con el sobrante, coordiná la devolución con el proveedor antes de aprobar.
- Si lo aceptás, el stock se ajusta con la cantidad real.
Productos dañados
Mercadería rota, aplastada, con cadena de frío cortada o envases inflados:
- Marcá cada producto dañado con el motivo desde la pantalla de recepción.
- Sacale foto si el sistema lo permite (queda como evidencia para el reclamo).
- No aprobés productos dañados como recibidos: van a una categoría aparte para gestionar el reclamo.
Qué hacer si hay problemas
Cuando hay faltantes, sobrantes o productos dañados, tenés dos caminos:
Reclamo al proveedor
Desde la recepción con discrepancias, tocá Generar reclamo. El sistema crea un registro de reclamo asociado a la OC y la recepción, con los productos y cantidades en cuestión. Podés:
- Agregar una nota detallando el problema.
- Adjuntar fotos como evidencia.
- Elegir qué pedís: reenvío de la mercadería faltante, nota de crédito por lo dañado, o devolución del sobrante.
El reclamo queda visible en Compras > Reclamos y podés hacerle seguimiento hasta que se resuelva. Cuando el proveedor responde (envía lo que faltaba, emite la nota de crédito), cerrás el reclamo desde ahí.
Ajuste de la orden de compra
Si el faltante se debe a un producto discontinuado o a un problema de stock del proveedor que no se va a resolver, podés ajustar la OC para reflejar la realidad. Desde Compras > Órdenes, abrí la OC correspondiente y tocá Ajustar. Esto cierra la diferencia sin generar un reclamo.
Verificar que el stock se actualizó correctamente
Después de aprobar la recepción, el stock de los productos recibidos se actualiza en tiempo real. Pero siempre conviene verificarlo:
- Entrá a Inventario > Stock y buscá algunos de los productos recibidos.
- Comprobá que el stock actual refleje la suma del stock anterior más lo recibido.
- Si usás ubicaciones de depósito, verificá que la mercadería haya entrado en la ubicación correcta.
- Revisá en Inventario > Movimientos que aparezca el movimiento de tipo “Recepción” con la cantidad y la referencia a la OC.
Si algo no cuadra, probablemente la recepción tiene un error de carga. Podés pedir al repositor que corrija antes de aprobar, o ajustar vos desde la pantalla de recepción.
Supervisar recepciones te lleva 5 minutos por entrega si el repositor cargó bien los datos. Si encontrás errores frecuentes, usalo como oportunidad para capacitar al equipo. Cuanto más prolija sea la carga inicial, menos tiempo perdés vos revisando. Y lo más importante: cada recepción aprobada sin discrepancias registradas es un reclamo que no vas a poder hacer después.