Ordenes de compra: pedir mercaderia

Pedir bien es tan importante como vender bien. Si pedís de más, tenés plata inmovilizada en mercadería que se vence. Si pedís de menos, perdés ventas porque falta producto. Supersmartket te ayuda a pedir lo justo, en el momento justo, y a llevar un registro limpio de todo lo que comprás y debés.

Crear una orden de compra desde cero

Cuando sabés exactamente qué necesitás pedir y a quién, la forma más directa es crear una OC manual. Andá a Compras > Nueva orden y seguí estos pasos:

1. Seleccioná el proveedor del desplegable. Si es un proveedor nuevo que todavía no está en el sistema, podés darlo de alta desde ahí mismo tocando Nuevo proveedor.
2. Agregá los productos que querés pedir. Buscalos por nombre o código de barras. Para cada producto cargá la cantidad y revisá el precio estimado (el sistema precarga el último precio de compra).
3. Revisá el total estimado de la orden. Si el monto no te cierra, ajustá cantidades o precios.
4. Guardá como borrador si todavía no querés enviarla, o tocá Enviar al proveedor si ya está lista.

La OC queda guardada con un número único y la fecha de creación. Si la guardaste como borrador, la podés editar las veces que necesites antes de enviarla.

Crear una OC desde alertas de stock bajo

Esta es la forma más rápida y la que más vas a usar en el día a día. Cuando tenés productos con stock bajo, el sistema ya sabe qué necesitás y te sugiere las cantidades.

Seguimiento de órdenes de compra

Cada OC pasa por un ciclo de estados. Podés ver todas tus órdenes y su estado actual en Compras > Órdenes de compra.

Los estados son:

• Borrador: la creaste pero todavía no la enviaste. Podés editarla libremente.
• Enviada: se la mandaste al proveedor. Ya no se puede editar el contenido, pero podés cancelarla.
• Parcial: llegó parte del pedido. El repositor registró una recepción parcial y hay ítems pendientes.
• Recibida: llegó todo. Todas las cantidades pedidas fueron recibidas y el stock se actualizó.
• Cancelada: se canceló la orden antes de recibirla completa. Si ya se había recibido una parte, esa recepción se mantiene.

Desde la lista de órdenes podés filtrar por estado, por proveedor o por rango de fechas. Si querés ver el detalle de una orden, tocala y ves:

• Productos pedidos con cantidad pedida y cantidad recibida hasta el momento.
• Historial de recepciones: cuándo se recibió cada lote y quién lo registró.
• Monto total pedido vs. monto total recibido.

Recepciones parciales

Es muy común que un proveedor entregue parte del pedido y el resto después. Cuando el repositor registra una recepción, carga solo lo que efectivamente llegó. La OC pasa a estado Parcial y te muestra qué falta. Cuando llega el resto, se registra otra recepción y la OC pasa a Recibida.

No hace falta crear una orden nueva para lo que faltó: la misma OC tiene el seguimiento completo.

Exportar una OC como PDF

Desde el detalle de cualquier orden podés tocar Exportar PDF. Se genera un documento con:

• Datos de tu local (nombre, dirección, CUIT).
• Datos del proveedor.
• Lista de productos con cantidades y precios.
• Total estimado.
• Número de OC y fecha.

Esto te sirve para mandarle el pedido al proveedor por WhatsApp o email, o para imprimir y tener una copia en papel. También es útil como respaldo cuando recibís la mercadería: comparás el PDF con el remito del proveedor.

Cuentas a pagar: lo que le debés a cada proveedor

Cuando se confirma la recepción de una OC, el sistema genera automáticamente una cuenta a pagar con el proveedor. No tenés que cargarla a mano: se crea sola con el monto de lo que se recibió.

Desde Compras > Cuentas a pagar ves:

• Lista de deudas por proveedor, ordenadas por fecha de vencimiento.
• Monto total adeudado a cada proveedor.
• Estado: pendiente, parcialmente pagada, pagada, vencida.
• Días de mora: si una cuenta ya venció, ves cuántos días lleva impaga.

Pagos vencidos

La sección Compras > Pagos vencidos te filtra solo las cuentas que ya pasaron su fecha de vencimiento. Esto es lo primero que tenés que revisar antes de hacer un pedido nuevo a un proveedor: si le debés plata atrasada, conviene regularizar antes de pedir más.

El sistema marca las cuentas vencidas en rojo y te muestra un resumen:

• Cantidad de cuentas vencidas.
• Monto total vencido.
• Proveedor con mayor deuda vencida.

Registrar un pago a proveedor

Cuando le pagás a un proveedor, registralo desde Compras > Cuentas a pagar. Seleccioná la cuenta (o las cuentas, si estás pagando varias juntas) y tocá Registrar pago:

1. Elegí el medio de pago: efectivo, transferencia bancaria, cheque.
2. Cargá el monto pagado. Puede ser el total o un pago parcial.
3. Si pagás con transferencia, podés cargar el número de comprobante como referencia.
4. Confirmá. La cuenta se actualiza: si pagaste todo, pasa a Pagada. Si pagaste una parte, queda como Parcialmente pagada con el saldo restante.

El historial de pagos queda asociado al proveedor y a la OC original. Si el dueño quiere saber cuánto se le pagó a un proveedor en el mes, lo ve directamente desde los reportes de compras.

Reportes de compras

Desde Compras > Reportes podés ver:

• Total comprado por período: cuánto gastaste en mercadería este mes, semana o rango personalizado.
• Compras por proveedor: cuánto le compraste a cada uno y qué representan del total.
• Evolución de precios: si un producto fue subiendo de precio en las últimas compras, lo ves en un gráfico.
• Deuda total: cuánto debés en total y cómo se distribuye por proveedor.

Estos reportes son útiles para negociar con proveedores (si le comprás mucho a uno solo, tenés poder de negociación) y para que el dueño entienda dónde se va la plata.

Las órdenes de compra bien gestionadas se traducen directamente en menos faltantes, menos merma y mejor relación con los proveedores. El sistema hace el laburo pesado (calcular qué pedir, cuánto, rastrear lo que se recibió, generar las deudas), y vos te enfocás en las decisiones: a quién pedirle, cuándo y cuánto.