Cargar fechas de vencimiento
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Cargar fechas de vencimiento
Cada producto perecedero que entra al local tiene que tener su fecha de vencimiento cargada en el sistema. No es burocracia: es lo que activa las alertas, evita que se venda algo vencido y te salva de un problema de bromatología.
Por qué es importante
- Bromatología: un inspector puede cerrar el local si encuentra productos vencidos en góndola. No es exageración.
- Merma: un producto que se vence y no se vendió es plata tirada. Si cargás las fechas, el sistema avisa antes y se puede liquidar o devolver al proveedor.
- Seguridad del cliente: nadie quiere comprarse un yogur vencido. Si te pasa a vos, tampoco te gusta.
Cuándo cargar la fecha
Se carga al recibir la mercadería, durante el proceso de recepción. Es parte del flujo de verificación:
- Escaneá el producto.
- Cargá la cantidad recibida.
- Cargá la fecha de vencimiento. Podés tipearla a mano o escanear el código de lote si tiene formato legible.
Si el producto tiene fecha de vencimiento impresa en un formato raro (solo mes/año, por ejemplo), cargá el último día de ese mes. Ejemplo: si dice “VTO 08/2026”, cargá 31/08/2026.
Batch tracking: mismo producto, diferentes fechas
Es normal que un mismo producto tenga distintas fechas de vencimiento. Ejemplo: te llegan 20 leches, pero 10 vencen el 15/04 y 10 vencen el 30/04.
El sistema maneja esto con lotes (batches):
- Cada combinación de producto + fecha de vencimiento es un lote.
- Al recibir, si detectás que hay dos fechas distintas, cargá dos líneas: una por cada lote con su cantidad y su fecha.
- Esto permite que las alertas sean precisas. No es lo mismo que te avise que se vencen 10 unidades mañana a que te diga que se vencen las 20.
Si todo el lote tiene la misma fecha, cargás una sola línea. No te compliques si no hace falta.
Alertas automáticas
El sistema genera alertas según el tiempo que falta para el vencimiento:
| Estado | Cuándo se activa | Qué significa |
|---|---|---|
| Activo | Más de 7 días para el vencimiento | Todo bien, el producto está en condiciones. |
| Próximo a vencer | 7 días o menos | Aparece una alerta amarilla. Hay que moverlo al frente de la góndola o liquidarlo. |
| Vencido | Pasó la fecha | Alerta roja. Hay que sacarlo de la góndola inmediatamente. |
| Descartado | El gerente lo da de baja | Se registra como merma. Sale del stock. |
El gerente ve estas alertas en su panel. Pero si vos estás reponiendo y ves un producto con alerta amarilla o roja en el sistema, actuá: sacalo de la góndola o avisale al gerente.
Los 7 días son el valor por defecto. El gerente puede configurar umbrales distintos por categoría (ej: lácteos a 5 días, conservas a 30 días).
Productos sin fecha visible
Algunos productos no traen fecha de vencimiento impresa (ej: sal, azúcar, algunos productos de limpieza). Si el sistema te pide la fecha y el producto no tiene:
- Fijate si el proveedor incluyó la fecha en el remito o en la factura.
- Si no hay fecha en ningún lado y es un producto no perecedero, el gerente puede configurar una fecha por defecto para esa categoría.
- No inventes una fecha. Si no sabés, preguntale al gerente.
Productos que llegan con fecha corta
Si un producto llega con menos margen del que corresponde (ej: un lácteo que vence en 2 días), marcalo como rechazado en la recepción. Eso queda registrado para el reclamo al proveedor.
El gerente define cuánto es el mínimo aceptable por categoría. El sistema te avisa si lo que estás cargando no cumple.
Cargar vencimientos es de las tareas más importantes del repositor. Son 30 segundos por producto que evitan horas de problema después. Hacelo siempre, sin excepción.