Personal y Turnos
- Asignacion de cajones con PIN
- Cierre de turno con conteo por denominacion
- Aprobacion de diferencias por gerente
- Checklists de apertura y cierre
- Metricas de rendimiento por cajero
Personal y Turnos
Un supermercado funciona tan bien como su equipo. Y si el equipo no tiene estructura, horarios claros, responsabilidades definidas y control sobre las cajas, todo se desordena rapido: turnos que se pisan, cajones sin cerrar, diferencias de caja que nadie investiga, cajeros que nunca recibieron capacitacion y repositores que no saben que reponer primero.
Supersmartket organiza tu equipo con roles, turnos, cajones asignados, cierres controlados y metricas que te muestran como rinde cada persona. No es para vigilar: es para gestionar. Saber quien trabaja bien, quien necesita ayuda y donde estan los problemas operativos antes de que se conviertan en perdidas.
Dueno, Gerente, Cajero, Repositor y Visor. Cada uno ve y hace solo lo que le corresponde.
Roles del sistema
Cada persona que usa Supersmartket tiene un rol asignado. El rol determina que puede ver, que puede hacer y que necesita autorizacion para ejecutar. No hay acceso libre: cada accion esta controlada.
Dueno
Acceso total al sistema. Configura la tienda, los roles, los turnos, los gastos fijos, los limites de diferencia y todo lo que define como opera el negocio. Es el unico que puede crear y eliminar usuarios, y el unico con acceso a reportes financieros completos.
Gerente
El brazo operativo del dueno. Gestiona el dia a dia: supervisa cierres de turno, aprueba o rechaza diferencias de caja, autoriza anulaciones y devoluciones, y tiene acceso a reportes operativos. Puede asignar cajones y liberar cajas, pero no puede modificar la configuracion del negocio.
Cajero
Trabaja en la caja. Puede registrar ventas, cobrar, hacer cierres de turno y enviar recibos digitales. No puede anular transacciones sin autorizacion del gerente o dueno. No ve reportes ni datos financieros.
Repositor
Se encarga del stock fisico. Puede recibir mercaderia, hacer conteos de inventario, registrar vencimientos y reportar merma. No tiene acceso a la caja ni a datos de ventas.
Visor
Acceso de solo lectura. Puede ver dashboards y reportes pero no puede ejecutar ninguna accion. Util para contadores, asesores o socios que necesitan ver los numeros sin tocar nada.
Gestion de cajones de efectivo
El cajon de efectivo es la unidad minima de control de caja. Cada caja registradora tiene su cajon, y cada cajon se asigna a un cajero especifico al inicio de su turno. Esto garantiza trazabilidad: si hay una diferencia, sabes exactamente quien opero ese cajon y durante que periodo.
Listado de cajones
Desde Personal > Cajones ves todos los cajones de tu tienda con su estado actual:
- Cajon: Identificador (Caja 1, Caja 2, etc.).
- Estado: Disponible, asignado o bloqueado.
- Cajero asignado: Quien lo esta usando en este momento (si esta asignado).
- Fondo de apertura: Con cuanto efectivo se abrio.
- Hora de asignacion: Cuando se asigno al cajero actual.
Asignar cajon a un cajero
Cuando un cajero empieza su turno, hay que asignarle un cajon. Esto lo hace el gerente o el dueno.
- Anda a Personal > Cajones y selecciona un cajon disponible.
- Hace clic en Asignar cajero.
- Selecciona al cajero de la lista de empleados con rol Cajero.
- El cajero ingresa su PIN personal para confirmar que recibe el cajon. Este PIN es intransferible y solo lo conoce el cajero.
- Se define el fondo de apertura: el monto en efectivo con el que arranca el cajon (tipicamente entre $20.000 y $50.000, segun tu operacion).
- El cajon queda asignado y el cajero puede empezar a operar.
Liberar cajon
Cuando un cajero termina su turno, hay que liberar el cajon para que quede disponible para el proximo. La liberacion solo se puede hacer despues de completar el cierre de turno. No se puede liberar un cajon sin cerrar.
Cierre de turno
El cierre de turno es el proceso que hace el cajero al terminar su jornada. Es la conciliacion entre lo que dice el sistema y lo que hay fisicamente en el cajon. Si hay coincidencia, todo bien. Si hay diferencia, se activa el flujo de aprobacion.
Conteo por denominacion
El cierre no es “cuento la plata y pongo el total”. Es un conteo billete por billete, agrupado por denominacion. El cajero ingresa cuantos billetes tiene de cada tipo:
| Denominacion | Ejemplo: cantidad | Subtotal |
|---|---|---|
| $10 | 5 | $50 |
| $20 | 8 | $160 |
| $50 | 12 | $600 |
| $100 | 25 | $2.500 |
| $200 | 30 | $6.000 |
| $500 | 18 | $9.000 |
| $1.000 | 22 | $22.000 |
| $2.000 | 15 | $30.000 |
| $5.000 | 8 | $40.000 |
| $10.000 | 4 | $40.000 |
| $20.000 | 2 | $40.000 |
| Total contado | $190.310 |
El sistema soporta todas las denominaciones de billetes argentinos vigentes: $10, $20, $50, $100, $200, $500, $1.000, $2.000, $5.000, $10.000 y $20.000.
Conteo a ciegas
El cajero hace el conteo sin ver cuanto deberia haber segun el sistema. Primero cuenta, despues se compara. Esto es fundamental para la integridad del proceso: si el cajero ve el numero esperado antes de contar, inconscientemente va a tender a “encontrar” esa cantidad. El conteo a ciegas elimina ese sesgo.
Comparacion automatica
Una vez que el cajero completa el conteo por denominacion, el sistema calcula automaticamente:
- Efectivo esperado: Fondo de apertura + ventas en efectivo - devoluciones en efectivo - retiros autorizados.
- Efectivo contado: La suma de todas las denominaciones que ingreso el cajero.
- Diferencia: Contado menos esperado. Positiva si sobra, negativa si falta.
Umbral de tolerancia
El sistema tiene un umbral de tolerancia configurable (por defecto $500). Si la diferencia esta dentro del umbral, el cierre se aprueba automaticamente. Si la supera, se activa el flujo de aprobacion.
Flujo de aprobacion
Cuando la diferencia de caja supera el umbral, el cierre no se completa automaticamente. Queda en estado Pendiente de aprobacion y requiere intervencion de un gerente o dueno.
Proceso de aprobacion
- El cajero completa el conteo por denominacion y confirma.
- El sistema detecta que la diferencia supera el umbral y marca el cierre como Pendiente de aprobacion.
- Se notifica al gerente y al dueno.
- El gerente (o dueno) revisa el cierre: ve el detalle del conteo, la diferencia y las transacciones del turno.
- El cajero puede agregar una observacion explicando la diferencia (ejemplo: “Un cliente pago con $10.000 y no tenia cambio, le di de menos”).
- El gerente revisa y toma una decision:
- Aprobar: Acepta la diferencia. El cierre se completa. El gerente puede agregar su propia observacion.
- Rechazar: No acepta la diferencia. El cierre vuelve al cajero para que recuente. El gerente agrega una nota explicando por que rechaza.
- El cierre queda registrado con el estado final, las observaciones de ambas partes y la identidad de quien aprobo o rechazo.
Estados del cierre
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente de aprobacion | La diferencia supera el umbral. Esperando revision del gerente o dueno. |
| Aprobado | El cierre fue revisado y aceptado. El turno queda cerrado. |
| Rechazado | El cierre fue revisado y rechazado. El cajero debe recontar. |
Observaciones
Tanto el cajero como el gerente pueden dejar observaciones en el cierre. Esto crea un registro escrito de lo que paso y por que. Las observaciones quedan permanentemente asociadas al cierre y son visibles en el historial.
Ejemplos de observaciones utiles del cajero:
- “Se rompio el lector de billetes y conte a mano.”
- “Un cliente se fue sin pagar $1.500 en fiambre.”
- “Hubo un corte de luz y perdi una transaccion.”
Ejemplos de observaciones del gerente:
- “Diferencia consistente con el incidente reportado. Aprobado.”
- “Tercera diferencia consecutiva. Solicitar recapacitacion.”
- “Diferencia sin justificacion. Se descuenta del proximo cierre.”
Checklists diarios
Los checklists son listas de tareas que tu equipo tiene que completar todos los dias. Hay un checklist de apertura (antes de abrir la tienda) y uno de cierre (antes de cerrar). Son la diferencia entre un local que funciona porque el dueno esta encima y uno que funciona porque tiene procesos.
Checklist de apertura
Desde Personal > Checklists > Apertura se definen las tareas que hay que completar antes de abrir. Ejemplos tipicos:
- Verificar temperatura de heladeras y freezers.
- Revisar productos proximos a vencer en gondola.
- Encender carteleria y luces.
- Verificar que las cajas tengan fondo de apertura.
- Revisar limpieza general del salon.
- Confirmar que hay bolsas, rollo de ticket y cambio suficiente.
Checklist de cierre
Desde Personal > Checklists > Cierre se definen las tareas del final del dia:
- Cerrar todas las cajas (todos los cierres de turno completados).
- Guardar efectivo en caja fuerte.
- Revisar que no queden productos fuera de la cadena de frio.
- Registrar la temperatura final de heladeras.
- Barrer y limpiar el salon.
- Activar alarma.
Como funcionan
- El gerente o dueno configura los items del checklist desde Personal > Checklists > Configurar.
- Cada dia, el checklist aparece en blanco, listo para completar.
- El responsable de turno va tildando cada tarea a medida que la completa.
- El sistema registra quien completo cada item y a que hora.
- Si al momento del cierre hay items sin completar, el sistema avisa. No impide el cierre, pero queda registrado que el checklist no se completo al 100%.
Plantillas de turnos
Las plantillas de turnos te permiten definir la estructura horaria de tu equipo y reutilizarla semana a semana sin tener que armar todo de cero.
Crear una plantilla
Desde Personal > Turnos > Plantillas podes crear plantillas con:
- Nombre: Descriptivo (ej: “Semana normal”, “Semana con feriado”, “Temporada alta”).
- Dias y horarios: Para cada dia de la semana, definis los turnos con hora de inicio, hora de fin y rol requerido.
- Cantidad de personas por turno: Cuantos cajeros necesitas de 8 a 14, cuantos de 14 a 20, cuantos repositores por turno.
Ejemplo de plantilla semanal
| Dia | Turno manana (8-14) | Turno tarde (14-21) |
|---|---|---|
| Lunes a viernes | 2 cajeros + 1 repositor | 3 cajeros + 1 repositor |
| Sabado | 3 cajeros + 2 repositores | 4 cajeros + 2 repositores |
| Domingo | 2 cajeros + 1 repositor | 2 cajeros + 1 repositor |
Asignar personas a turnos
Una vez que tenes la plantilla, asignas personas concretas a cada turno de la semana:
- Selecciona la plantilla base.
- Selecciona la semana a programar.
- Arrastra cada empleado a su turno o selecciona de la lista.
- Si un empleado no esta disponible (vacaciones, enfermedad), el sistema te muestra los huecos para que los cubras.
- Publica la agenda. Los empleados pueden verla desde su perfil.
Historial de turnos
Todos los turnos asignados quedan en el historial. Podes consultar quien trabajo que dia, cuantas horas hizo cada persona en el mes y detectar si hay desbalances (un cajero que siempre trabaja sabados, otro que nunca cierra).
Metricas de rendimiento por cajero
Cada cajero genera datos con cada transaccion que procesa. Supersmartket los agrega y te da una vision clara de como rinde cada persona.
Metricas disponibles
Desde Personal > Rendimiento ves por cada cajero:
- Transacciones procesadas: Cantidad total en el periodo seleccionado.
- Velocidad promedio: Transacciones por hora. Un cajero rapido procesa 25-35 por hora; uno lento, menos de 15.
- Ticket promedio: Monto promedio de las transacciones que proceso.
- Diferencias de caja acumuladas: Suma de todas las diferencias (positivas y negativas) en el periodo.
- Tasa de anulaciones: Porcentaje de transacciones anuladas sobre el total. Una tasa alta puede indicar errores frecuentes.
- Tasa de devoluciones: Porcentaje de transacciones con devolucion.
- Cierres aprobados vs rechazados: Cuantos cierres pasaron sin problema y cuantos tuvieron diferencias que requirieron aprobacion.
Comparacion entre cajeros
El sistema te permite comparar cajeros entre si en el mismo periodo. Esto no es para generar competencia toxica: es para detectar necesidades de capacitacion, problemas de equipamiento (un cajero lento puede tener una lectora de codigos que falla) y para reconocer buen rendimiento.
Evolucion en el tiempo
Podes ver la evolucion de cada metrica semana a semana o mes a mes. Esto es mas util que la foto de un solo periodo porque te muestra tendencias: un cajero que viene mejorando su velocidad, otro cuyas diferencias estan aumentando.
Gestion de empleados
Alta de empleado
Desde Personal > Empleados > Nuevo podes dar de alta a un nuevo miembro del equipo:
- Nombre completo.
- DNI.
- Rol: Dueno, Gerente, Cajero, Repositor o Visor.
- PIN: Se genera automaticamente y se le comunica al empleado. Solo se usa para confirmar operaciones sensibles (asignacion de cajon, cierre de turno).
- Email (opcional): Para notificaciones.
- Telefono (opcional): Para notificaciones por WhatsApp.
Editar y desactivar
Podes editar los datos de un empleado en cualquier momento. Si un empleado deja de trabajar, lo desactivas en vez de eliminarlo. Esto preserva todo su historial (cierres, metricas, turnos) mientras le quita el acceso al sistema.
Reseteo de PIN
Si un cajero olvida su PIN, solo el dueno puede resetearlo. Se genera un nuevo PIN y se le comunica al cajero. El PIN anterior queda invalidado inmediatamente.
Alertas y notificaciones
El modulo de personal genera alertas automaticas para que no se te escape nada:
- Cierre pendiente de aprobacion: Cuando un cajero cierra con diferencia y el gerente todavia no reviso.
- Checklist incompleto: Cuando un checklist de apertura o cierre no se completo al 100%.
- Turno sin cubrir: Cuando hay un hueco en la agenda de turnos para los proximos 3 dias.
- Diferencias recurrentes: Cuando un cajero acumula 3 o mas diferencias en el ultimo mes.
- PIN no reseteado: Cuando un empleado desactivado todavia tiene PIN activo (por seguridad, deberia resetearse al desactivar).
Las alertas se envian por notificacion push en la app y opcionalmente por WhatsApp al dueno y gerente.
Permisos por rol
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- Ventas: Ventas y Transacciones para entender como los cajeros registran ventas y como se vincula con el cierre de turno.
- Finanzas: Finanzas y Contabilidad para ver como los cierres de caja impactan en la posicion de caja y el P&L.
- Inventario: Inventario y Stock para la relacion entre repositores y el control de stock.
- Cumplimiento: Cumplimiento Normativo para los checklists regulatorios que complementan los operativos.